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Como digitalizar os documentos fiscais?

Quem trabalha com supply chain – ou seja, nos processos da cadeia de suprimentos – sabe que documentos fiscais são imprescindíveis no setor da logística. Todo e qualquer transporte de insumos ou mercadorias precisa ser acompanhado dos documentos exigidos por lei para controle das remessas e da carga transportada. 

Apesar de necessários, os documentos fiscais (também chamados de documentos logísticos) adicionam certa burocracia ao processo de transporte. Eles podem gerar tempos de espera, retrabalho manual e trazem o risco de perdas ou rasuras, o que pode comprometer tanto o prazo quanto o esforço envolvido em uma entrega ou transporte.

Por que existem os documentos

Não portar os documentos fiscais pode acarretar em uma série de multas. A ANTT (Agência Nacional de Transporte Terrestre) é quem regulamenta os documentos fiscais no Brasil, com multas que podem passar dos R$ 3.000. Caso o motorista seja abordado por uma fiscalização ou tenha que comprovar que o que está transportando é legal, somente os documentos logísticos corretos permitem que ele prossiga em seu trajeto.

Assim, todo e qualquer transporte de carga hoje requer porte de documentos que validem essa movimentação. Quatro dos documentos logísticos são eletrônicos:

  • CT-e, ou Conhecimento de Transporte Eletrônico, é emitido a cada carga e é semelhante a uma nota fiscal, porém para transporte. É por meio dele que é feito o pagamento do frete
  • MDF-e, ou Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais, é emitido e armazenado eletronicamente para vincular todos os documentos fiscais referentes ao transporte realizado
  • NF-e é a Nota Fiscal Eletrônica, que documenta e comprova o recolhimento dos impostos referentes a qualquer venda que ocorra no Brasil
  • PEF, ou Pagamento Eletrônico de Frete, é a comprovação do pagamento feito ao transportador autônomo e à empresa de transportes com até três caminhões

Os documentos fiscais impressos incluem:

  • DANFE, ou Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica, é como uma cópia em papel da NF-e e serve como recibo de entrega no destino
  • DACTE, ou Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico, é para a CT-e o que o DANFE é para a NF-e
  • DAMDFE, o Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais, é a cópia impressa da MDF-e
  • RCTR-C, ou Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Cargas, é um seguro obrigatório de responsabilidade civil que deve ser contratado pela transportadora para garantir a proteção em caso de acidentes

Em conjunto, tais documentos regulamentam e regularizam o transporte tanto para motoristas quanto para a transportadora prestadora de serviços. 

Como essa lista é extensa (e pode crescer, dependendo do tipo de insumo que está sendo transportado), controlar e inspecionar tudo isso se torna um trabalho muito propenso a atrasos e erros. O segredo então está em gerir melhor os documentos fiscais, tendo mais agilidade e visibilidade na sua emissão, conferência e armazenamento.

Maestro: agilizando o processo de documentos fiscais

O Maestro, solução da Trackage para gestão de pátios logísticos, permite uma maior visibilidade da operação. Ele monitora desde o momento que o caminhão está em rota para a portaria do CD até o momento da saída, incluindo sua atividade no pátio e docas.

O Maestro agiliza a gestão de documentos fiscais. Quando uma transportadora ou motorista agenda um dia e horário no Maestro para carga ou descarga no CD de destino, o Maestro coleta cópias digitais dos documentos fiscais necessários. Quando o processo termina, o motorista é notificado através de um aplicativo quando os documentos fiscais estão liberados para coleta e consequente dispensa para saída do pátio. 

Todos os documentos obrigatórios possuem cópias digitais no Maestro, para garantir a segurança e legalidade do transporte. Para agilizar o processo, um operador do CD pode verificar documentos de um caminhão que ainda nem chegou ao pátio, caso seu agendamento já tenha incluído previamente as cópias digitais.

Essa tecnologia oferece maior comodidade, segurança, visibilidade, planejamento da equipe de docas e também uma liberação mais rápida na entrada e saída do motorista.

Entre em contato com a Trackage para saber mais sobre o Maestro, e siga-nos nas redes sociais para acompanhar mais novidades do mercado de logística.

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