A gestão eficiente de notas fiscais é um desafio para empresas que realizam transporte de cargas.
Erros ou atrasos na emissão desses documentos podem gerar prejuízos financeiros e danos à reputação da empresa.
É aí que o YMS (Sistema de Gerenciamento de Transportes) pode atuar como um auxílio eficaz para automatizar e integrar a gestão de notas fiscais com outras atividades do fluxo logístico, aumentando a eficiência e garantindo a conformidade fiscal.
Neste artigo, você entenderá a importância da emissão de notas fiscais com o YMS.
1 → O que é Nota Fiscal eletrônica
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento digital que substitui as tradicionais notas fiscais em papel utilizadas nas transações comerciais entre empresas.
A NF-e é emitida e armazenada eletronicamente, sendo gerada a partir de um software que se comunica com a Receita Federal.
A sua principal finalidade é documentar as operações de venda de produtos ou serviços e registrar as informações necessárias para o cálculo e recolhimento dos impostos.
Com a NF-e, é possível simplificar o processo de emissão, envio e armazenamento das notas fiscais, além de aumentar a segurança e a transparência nas transações comerciais.
A emissão da NF-e é obrigatória para empresas em diversos setores e pode ser consultada pelos clientes e pela Receita Federal por meio da internet.
A partir de sua implementação, muitos processos foram facilitados e aprimorados, tornando a relação comercial entre empresas mais eficiente e transparente.
2 → Para que serve a NF-e na logística
Na logística, a NF-e é utilizada para controlar a movimentação de mercadorias e para fins de tributação.
Como a NF-e é obrigatória para as empresas que realizam operações de compra e venda de produtos e serviços, na logística, ela é importante para o controle de estoque e para o planejamento das entregas, uma vez que a nota fiscal acompanha a mercadoria durante todo o processo de transporte.
Além disso, a NF-e também é importante para garantir a conformidade fiscal das operações logísticas, pois é um documento que comprova a legalidade da transação e pode ser utilizado como prova em caso de fiscalização.
Desta forma, a utilização da NF-e na logística garante a transparência e a segurança das operações, além de evitar possíveis erros e fraudes.
3 → Como funciona o processo de emissão de notas dentro do pátio
Embora o processo de emissão de notas fiscais dentro do pátio logístico de uma empresa possa variar dependendo do tipo de operação e da tecnologia utilizada, há um fluxo natural sobre como as coisas ocorrem.
- Recebimento da mercadoria: Ao receber uma mercadoria no pátio, a empresa precisa conferir a sua quantidade e qualidade, bem como identificar as suas características e especificações técnicas.
- Registro da entrada da mercadoria: Após a conferência da mercadoria, a empresa deve registrar a sua entrada no sistema de gestão de estoques, para que seja possível controlar a sua movimentação dentro do pátio.
- Emissão da nota fiscal de entrada: Com a entrada da mercadoria registrada no sistema, a empresa pode emitir a nota fiscal de entrada, que comprova a aquisição da mercadoria e é utilizada para fins de tributação.
- Armazenagem da mercadoria: Após a emissão da nota fiscal, a mercadoria é armazenada no pátio da empresa, aguardando o seu processo de expedição.
- Separação da mercadoria: Quando uma mercadoria é vendida, é necessário separá-la do estoque para que ela possa ser expedida. Nesse momento, a empresa registra a saída da mercadoria no sistema de gestão de estoques.
- Emissão da nota fiscal de saída: Com a saída da mercadoria registrada no sistema, a empresa pode emitir a nota fiscal de saída, que comprova a venda da mercadoria e é utilizada para fins de tributação.
- Expedição da mercadoria: Por fim, a mercadoria é expedida para o cliente, acompanhada da nota fiscal de saída, que comprova a sua legalidade e a sua procedência.
4 → Como fazer a emissão eficiente de notas fiscais com um YMS
Ao usar um YMS eficiente como o YMS Trackage Maestro, têm-se a possibilidade de solicitar a retirada das notas fiscais, através de uma tela de faturamento.
A funcionalidade também permite conferir e fazer a emissão e entrega das NF-e, para confirmar a entrega dos documentos ao motorista.
Automaticamente, após passar por essa etapa, o motorista retorna para a Balança ou Portaria com o status alterado para NF Entregue, para aguardar a liberação de saída e finalizar sua jornada.
Esse conjunto de ações adiantam muito a vida dos motoristas e da própria empresa, evitando atrasos e filas de espera por conta de operações de emissão e retirada de notas feitas de forma independente, isto é, sem o auxílio de uma ferramenta já utilizada como o YMS, que integra essa funcionalidade ao seu próprio serviço.
Na internet, é possível encontrar comentários feitos por motoristas, referentes às empresas que ainda encontram problemas com os atrasos gerados pelas emissões e retiradas de notas fiscais.
“Não se sabe ao certo qual o guichê e a fila correta para dar entrada nas notas. O recebimento dá pouquíssimas informações e enquanto não resolvem o problema, o motorista segue aguardando sem local para sentar e sem informações para deixá-lo esperando menos.”
5 → Benefícios de um YMS na etapa de documentação
Antecipação de documentos
Usando o YMS Trackage Maestro como exemplo, é possível antecipar toda a documentação referente à operação que será agendada (carga ou descarga), e quando dizemos documentação, isso todos os documentos necessários para informar sobre a operação e os envolvidos nela:
- Documentos do motorista;
- Placa do veículo;
- Placa da carreta (caso haja);
- Número do pedido;
- Lacre (caso haja, em operações de descarregamento);
- Informações adicionais.
Redução de erros e melhoria na comunicação
Com o uso de um YMS, é possível melhorar a comunicação entre os envolvidos no processo de transporte, como transportadoras, motoristas, embarcadores e destinatários.
Isso ocorre porque os documentos fiscais e outras informações relevantes são compartilhados de forma eletrônica e em tempo real, facilitando a comunicação entre as partes e evitando erros de comunicação comuns em atividades puramente manuais.
Compliance fiscal
Um YMS pode ajudar a garantir a conformidade fiscal da empresa, pois permite que os documentos fiscais sejam emitidos de forma correta e dentro do prazo estipulado pela legislação tributária.
Além disso, com a automação da emissão de documentos, é possível reduzir erros e evitar multas por descumprimento das obrigações fiscais.
Maior eficiência na gestão de documentos
Com o auxílio do YMS, é possível integrar a gestão de documentos com outras atividades do processo de transporte, como o planejamento de rotas, o monitoramento de veículos e a gestão de estoques.
Isso ajuda a reduzir o tempo gasto com a gestão de documentos, além de melhorar a eficiência do processo de transporte como um todo.
A gestão de notas fiscais é uma tarefa crucial para empresas que realizam transporte de cargas.
É preciso emitir esses documentos de forma correta e dentro do prazo estipulado pela legislação tributária, além de controlar e gerenciar esses documentos de forma eficiente.
Nesse contexto, o YMS é uma ferramenta muito útil, pois automatiza a emissão de documentos fiscais e reduz o tempo e os erros na emissão desses documentos.
O YMS se prova uma ferramenta indispensável para empresas que buscam aumentar a eficiência e a conformidade do processo de transporte, da gestão de notas até a documentação fiscal.
