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Gestão de Pátio (YMS): O que é e como otimizar

O que é Gestão de Pátio e Agendamento de Docas?

Antes de falar sobre gestão de pátio, vamos a alguns conceitos simples. O pátio é uma área extensa e anexa à empresa, vital para o funcionamento de toda operação logística. É onde se encontram diversos veículos que entram e saem para operações de carga e descarga. O pátio é um tipo de estacionamento e espaço de manobra, além de um local de espera para o motorista. É no pátio que o motorista aguarda e se prepara para o processo de carga ou descarga.

A doca é o local físico do pátio definido pela operação logística para o motorista receber ou entregar sua carga. Trata-se de um espaço próprio e preparado com funcionários, paletes, empilhadeiras e carregadoras. 

Quando um caminhão chega, a doca pode ainda não estar liberada para ele. Isso acontece porque o tempo necessário para concluir as ações de cada motorista é variável. Para agilizar essa operação, um processo de agendamento pode ser cumprido: assim, os caminhoneiros devem chegar à portaria do pátio com certa antecedência do horário marcado para a operação.

É nesse momento que a gestão de pátio se faz necessária: são muitos caminhões para entrar na empresa ao longo do dia. Eles precisam de liberação nas portarias, requerem cadastro prévio e precisam informar a carga na sua carroceria. Uma vez liberado, o motorista precisa aguardar no pátio por seu direcionamento e pelo aviso de qual doca está liberada para ele. Esse é o ponto de maior ganho do agendamento de docas.

A transportadora responsável pelo caminhão precisa agendar previamente o horário com a operação logística, informando os dados do motorista e caminhão que farão o serviço e a tarefa a ser realizada: inbound (entrada de mercadorias) ou outbound (saída de mercadorias). Justamente por isso, uma organização e uma gestão bem aplicada da entrada e saída de caminhões ajuda a evitar erros, furtos e a permanência no local além da necessária, entre outros diversos problemas recorrentes.

A aplicação desse processo de gestão de pátio otimiza processos, organiza operações, determina a correta entrada e saída de veículos e seu direcionamento para as docas.

A nova onda da tecnologia na Logística

Com a crescente modernização do setor, tecnologias inovadoras têm chegado para tornar todos os processos mais dinâmicos, otimizados e menos propensos a falhas, ampliando a visualização das operações que já acontecem via ERP (sistemas de gestão corporativa).

Recentemente, há uma tendência de mercado em que os processos logísticos passam a ser acompanhados e geridos através de tecnologia. As novas soluções integram e operam dentro e fora do pátio, além de organizar processos externos logísticos. O WMS, YMS e o TMS (gestão do armazém, pátio e transporte, respectivamente) visam reduzir custos, aumentar a produtividade e por consequência aumentar o faturamento.

Essas novas soluções têm por objetivo atender toda a cadeia de suprimentos com controle e eficiência, permitindo que todo o processo seja gerido: da matéria-prima chegando às fábricas, seu transporte para centros de distribuição e, por fim, sua chegada sem falhas às mãos do consumidor. O conceito renovado de supply chain já é fruto da nova era da logística, chamada de Logística 4.0.

A Logística 4.0 chega justamente com esse objetivo de unificação de comunicações, processos e sistemas, visto que ela surge para eliminar o uso de pranchetas, ligações telefônicas, comunicações feitas pessoalmente. Muitas tarefas que antes exigiam o trabalho manual de colaboradores são hoje substituídas por softwares inteligentes.

Em resumo, tudo que era feito manualmente é abolido para dar lugar à internet das coisas (comunicação entre máquinas), machine learning (capacidade de aprendizado da máquina, o que poupa tempo na tomada de decisões), digital twin (os chamados protótipos de produtos, que agora podem ser feitos de maneira virtual), além dos sistemas integrados que permitem a leitura de dados importantes. Tudo isso pode ser feito de maneira rápida e prática, em forma de dashboards (painéis visuais) que reúnem os principais KPIs (indicadores chave) para tomada de decisões.

Tecnologias relacionadas com a Logística 4.0

A Logística 4.0 advém da Quarta Revolução Industrial. Como o próprio nome já diz, ela chega para revolucionar o mercado no âmbito logístico. Seus conceitos, como internet das coisas, inteligência artificial, machine learning e armazenamento em nuvem, exercem uma influência direta sob as novas formas de gerir os processos logísticos dentro e fora dos pátios. Podemos apontar três tecnologias que estão diretamente relacionadas a esse processo de gerenciamento, implementadas na forma de três soluções principais: WMS, TMS e YMS.

WMS (Warehouse Management System)

Essa tecnologia surge da necessidade de implantar um sistema de controle completo sobre os armazéns e centros de distribuição. O WMS abrange o gerenciamento completo do armazém e as demais operações ligadas a ele, funcionando como um banco de dados que controla dados de estoque, locais e tipos de armazenagem, entrada e saída de produtos e informações relacionadas às docas.

Esse sistema pode ser integrado ao ERP que a empresa já faz uso, vinculando todos os dados de estoque de forma prática e organizada. Em resumo, as principais funções do WMS são:

  • Diário de operações das docas, com total controle da entrada e saída de produtos de acordo com as ordens de serviço. Com essas informações, o próprio sistema já calcula a quantidade de veículos que deverão ser mobilizados para as operações daquele dia ou turno.
  • Organização no processo de picking, sequenciando os pedidos e separando de acordo com o veículo e tipo de embarque.
  • Controle e visibilidade da informação, com a documentação de todos os processos. Desta forma, pode-se separar e organizar as ordens de serviços para os operadores ativos, o que permite que cada operador receba sua atividade por tipo de operação.
  • Otimização na gestão, visto que os erros são reportados e visíveis na plataforma pela análise de desempenho, o que torna o reparo muito mais rápido.

Além disso, o WMS traz diversos benefícios para a companhia que o utiliza. Eles trazem melhoria nas comunicações, ganho de tempo e mais organização nas operações, planejamento de recursos e consequentemente a redução de perdas.

TMS (Transportation Management Systems)

Se o WMS atua diretamente na parte interna dos armazéns e centros de distribuição, o TMS atua no gerenciamento de transportes. Ele é muito utilizado por empresas do ramo, já que o software permite a visualização e controle dessa operação logística do produto transportado.

A implantação desse sistema se torna quase que obrigatória para transportadoras que lidam com empresas de e-commerce, visto que a logística de entrega, frete e prazos deve ser pontual e precisa, ainda mais quando se trata de entregas em grandes territórios.

As principais vantagens e funcionalidades da implementação desse sistema são:

  • Controle da frota. Com o rastreamento de veículos, é possível monitorar a localização, a velocidade média, sinistros e a temperatura do veículo para cargas que exigem esse acompanhamento. Do outro lado, o motorista também consegue enviar informações em tempo real.
  • Controle sobre o roteiro de rotas, distribuição e baixa de coletas.
  • Emissão do Manifesto Eletrônico de Documentos, que controla a programação das cargas, capacidade, itinerários. Existe também a emissão de despachos e romaneios, entre outros documentos.
  • Mensuração da quantidade de produtos dos pedidos, a fim de gerar a CTE (Conhecimento de Transporte Eletrônico).
  • Agilidade no recebimento do frete, pois com a emissão da CTE digitalizada e a integração via EDI, as informações de recebimento de produtos pelos clientes chegam muito mais rapidamente e a atualização no sistema ocorre em tempo real.
  • Controle financeiro da transportadora, visto que o sistema reúne os principais indicativos e os disponibiliza para maior controle.
gestão de transportes

Consequentemente o TMS garante maior organização dos processos internos e redução de custos. Pelo controle da frota e possíveis falhas que possam ocorrer, pode-se tomar atitudes rápidas para minimizar falhas. Isso gera economia de tempo, por reunir todos processos em um único lugar, e por fim, a satisfação do cliente que retém informações atualizadas sobre seus pedidos.

YMS (Yard Management System – Software para Gestão de Pátio)

Por fim e não menos importante, o YMS é o software responsável pela gestão de pátios e gerenciamento de docas, atuando como intermediário nas operações logísticas. Dentre suas principais funções, podemos destacar:

  • Gestão de entrada e saída de veículos, sendo possível monitorar sua localização dentro dos pátios assim como seu tempo de permanência.
  • Controle do tempo das operações de carga e descarga, além da otimização no direcionamento dos veículos para as docas.
  • Integração com outros sistemas e disponibilização da informação em forma de dashboards inteligentes, que permitem aos gestores acompanharem os principais KPIs da companhia. Além disso, essa acesso à informação permite a identificação de falhas e gargalos no sistema, permitindo uma rápida tomada de decisões.
  • Agendamento de docas, permitindo que as transportadoras agendem horários para processos de carga e descarga sem a necessidade de um intermediário. Isso beneficia ambas as partes em questão de economia de tempo.
carregamento de caminhão

Todos esses sistemas inteligentes, frutos da Logística 4.0, podem ser integrados aos sistemas das empresas e seus ERPs. Eles também podem ser usados em conjunto, o que costuma melhorar em três vezes os termos de organização, ganhos de tempo e redução de custos e perdas.

Principais desafios da Gestão de Pátio

Muito se fala em desafios logísticos, mas quando devemos falar especificamente de desafios para um sistema de gestão de pátio (YMS, ou yard management systems)?

Mesmo que muitos gestores conheçam todos os benefícios que um YMS pode oferecer, ainda há muitos desafios para entender quanto esse investimento a longo prazo pode acarretar em uma grande economia em termos de tempo e dinheiro, além da diminuição de operações manuais e consequente aumento no faturamento.

Conheça alguns desses desafios:

  • Resistência com a tecnologia: alguns líderes ainda têm a falsa crença que um ERP e planilhas de controle são mais fáceis de interpretar e mais seguras do que um sistema otimizado e automatizado. O mercado de logística está acostumado a operar desta forma há algumas décadas.
  • Displicência em informatizar dados: esse é um grande problema. Uma vez contratada uma plataforma de integração de dados, ela precisa de alimentação para que sua comunicação seja eficaz e eficiente (não só para os operadores logísticos como também para motoristas). A falta de preenchimento de dados pode acarretar em um problema que atinja toda a cadeia com atrasos e erros. Sem contar que a falta de dados leva a uma interpretação errônea e duvidosa por parte dos gestores…
  • Desconfiança: ainda são encontrados muitos líderes e gestores da “velha guarda”, que possuem certa resistência em acreditar que tais mudanças possam afetar positivamente seu negócio. Isso também está ligada à falta de informação, conhecimento e estudos de cases de sucesso em outras empresas. Nesse caso, deve haver um interesse prévio da busca por melhorias – que acontece quando o gestor visita uma operação mais digitalizada que a sua.
  • Falta de cuidado com preenchimento de dados: isso é um erro sério. A falta de atenção no preenchimento de dados acarreta em atrasos e prejuízos: um erro na digitação de uma placa de veículo pode bloqueá-lo na portaria, ou um erro de agendamento pode gerar gerar horas perdidas. Se a carga carece de cuidados para um rápido descarregamento, ainda incorrem prejuízos de produtos perdidos.
  • Não acompanhamento e resistência em aprender a usar os softwares: este é um desafio que costuma aparecer posterior à implementação dos sistemas de gestão. As empresas de gestão tomam para si a responsabilidade de aplicar todo o treinamento operacional de como funcionam os sistemas, seu preenchimento, cruzamento de dados e a interpretação de gráficos. Mesmo assim, de nada adianta os gestores terem a expectativa de bons resultados se isso não é aplicado diariamente pela sua equipe, seja por falta de motivação ou dificuldade em aprender.
  • Cálculo do retorno: se o gestor acredita que o retorno sobre investimento seja um problema, irá precisar analisar melhor o fluxo financeiro ao adotar um sistema de gestão de pátio. Isso significa dedicar mais tempo para entender o quanto seu investimento retornará em quanto tempo, o que pode representar três ou até cinco vezes de retorno em um curto prazo ao adotar um sistema de gestão de pátio.

Benefícios na adoção da Gestão de Pátio

A implantação de um sistema de gestão de pátios e agendamento de docas pode resultar em inúmeros benefícios para operações logísticas.

Melhoria nos processos

Um sistema otimizado e integrado garante a melhoria em todos os setores da cadeia, visto que informações importantes se tornam acessíveis para todos. O uso adequado do sistema e o correto preenchimento das atividades e ações permitem que cada setor se oriente quanto à atividade que deverá realizar.

Essa melhora nos processos permite aos motoristas saberem as próximas ações a serem tomadas e o direcionamento do veículo. Os operadores terão conhecimento da agenda de docas e previsão de chegada e saída de veículos, podendo se organizar melhor. Dessa forma, os gestores também terão informações reunidas em dashboards, identificando gargalos e agilizando o processo de tomada de decisão. Nitidamente, isso permite uma melhoria contínua de todos os processos internos.

Visibilidade

Atrelada à melhoria dos processos citados acima, a visibilidade é consequência direta. Como as operações devem ser registradas passo a passo no sistema, os gestores podem visualizá-las em tempo real e identificar rapidamente cada ponto da cadeia sofrendo com atrasos ou problemas, o que permite tomar providências de maneira ágil.

visibilidade

Análise do sistema de transportes

O sistema de gestão de pátio também permite um controle da frota de transportes, visto que é ele o responsável por gerir os veículos que estão parados em docas e o tempo de permanência em cada operação (seja estacionado no pátio ou em operação de carga/descarga).

Através dos gráficos e indicadores, torna-se possível analisar o cumprimento de prazos, se há tempo de espera elevado, se existem ações de má-fé por parte dos motoristas (permanecendo no pátio após a operação) ou se as atividades dos colaboradores estão dentro do tempo estipulado. Somente medindo tais tarefas torna possível estabelecer melhorias e ganhos na operação.

Através do uso correto do software YMS, toda essa análise pode ser feita em tempo real de forma prática e simples.

Velocidade dos processos

Atrelado ao benefício anterior, a velocidade dos processos está continuamente ligada às análises mostradas. Dado um problema na cadeia de suprimentos, é possível identificar o problema, onde ele está se tornando um gargalo e por quais motivos. Com a análise em mãos, a tomada de decisão para diminuir o tempo ocioso, evitar atrasos e falhas se torna muito mais rápida e eficaz, visto que o problema por si só já é rapidamente identificado.

Redução de custos

Por fim, um dos benefícios que somam para toda a companhia é a redução de custos. Processos mais eficientes são melhor controlados digitalmente, permitindo a diminuição de erros, redução de falhas e evitando a má interpretação dos dados.

Além disso, com a regularização do tempo de permanência dos veículos em pátios e docas, evita-se gastos com multas (dado que a lei determina penalidades financeiras quando a permanência dos caminhões extrapola o tempo permitido dentro da companhia).

Com todas as operações logísticas otimizadas, temos um ganho de tempo que não é perdido com ociosidade. Ao contrário, passa a ser preenchido com mais rendimento nas atividades diárias. Isso acarreta em lucro para a empresa e as demais que estão envolvidas diretamente nesse processo, sejam elas transportadoras, fornecedores ou distribuidores.

Conheça o Trackage Maestro para Gestão de Pátio

A Trackage é uma startup de tecnologia que oferece soluções para a Logística 4.0. Seu principal produto, o Maestro, é um software inovador de YMS – como visto, atuando diretamente na gestão de pátio e agendamento de docas.

Por que inovador?

O Maestro é um software que pode ser integrado a qualquer sistema ou ERP que a empresa já faça uso previamente. Ele agrupa dados com os principais KPIs que o YMS proporciona, mostrando-os em dashboards que facilitam sua visualização e análise de desempenho. O Maestro é inovador por unir sistemas existentes na companhia, incluir a transportadora para o agendamento de docas e trazer o motorista através de um app de smartphone.

Porém, para o Maestro ser funcional, é preciso que o preenchimento de informações seja rotina da empresa. Por isso, torna-se necessário realizar o cadastro de motoristas parceiros (incluindo  documento e CNH), alocar no sistema as operações de outbound e inbound e cadastrar as docas e usuários.

Os motoristas também fazem parte desse processo, o que o torna moderno e até então único: com uso de um smartphone, basta baixar o aplicativo Maestro, cadastrar suas informações e então passar a aproveitar os ganhos de tempo nas operações de carga e descarga.

Tudo isso se torna possível pois as informações se cruzam: um motorista com sua carreta já cadastrada no sistema chega na portaria e evita filas de espera. Sua entrada já é liberada ao fazer check-in pelo celular, e o Maestro assume a comunicação. Com o check-in realizado, o operador direciona esse veículo ao pátio ou doca liberada, e essa informação chega também pelo celular do motorista. Todos têm qualquer ação a ser realizada na palma de suas mãos.

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Para as transportadoras parceiras, o processo é ainda mais fácil: basta acessar a plataforma do Maestro via desktop e escolher uma doca com dia e horário livres para agendar o processo de carga e descarga.

Com o Maestro, todo o processo de gestão de pátio se torna mais ágil, com uma comunicação integrada, poupando o trabalho de falhas e erros, além de tornar-se visível para os gestores. A identificação dos gargalos em diferentes processos torna a tomada de decisões muito mais rápida.

Para conhecer mais sobre seus benefícios , não deixe de agendar uma demonstração conosco.

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