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KPIs para Logística

Toda empresa hoje trabalha com seus objetivos, metas e KPIs, o que não é diferente quando falamos em KPIs para logística. Afinal, todo trabalho realizado precisa ser medido e estar alinhado às metas da empresa, para que possam ser cumpridas com êxito dentro do período estipulado.

Mas o que são KPIs?

KPI ou Indicadores Chave de Performance são métricas de desempenho, que traduzem em números os objetivos de uma empresa.

Um KPI deve ser simples, claro e de fácil interpretação para quem o lê. Toda organização possui suas metas trimestrais, semestrais ou anuais que devem ser cumpridas e para tornar esses objetivos mais claros e palpáveis para os setores e equipes. Por isso, elegemos KPIs para logística para que todos possam acompanhar a evolução das atividades, sejam elas individuais ou coletivas.

Um ponto importante para os coordenadores e gestores que estão levantando os KPIs para seus times é selecionar os que realmente fazem sentido para o grupo e que sejam de fácil entendimento. Perceba que todo KPI não deixa de ser uma métrica, mas não é toda métrica que é um KPI.

As métricas quantificam dados normalmente fornecidos por softwares de gestão e podem nos trazer inúmeras informações preciosas. Um KPI normalmente é um conjunto de métricas combinadas, como uma equação que mistura dados únicos em um número mais denso que norteia as operações. Por exemplo, combinar prazo, custo e receita prevista de um projeto (três métricas diferentes) em uma fórmula inteligente que gere o KPI “Performance de projeto”, indo de 1 (performance abaixo do esperado) a 5 (performance acima do esperado). O gestor pode rapidamente consultar esse KPI e saber o status de qualquer projeto, dado que as métricas que compõem o KPI já são coletadas, calculadas e combinadas em um indicador de mais alto nível.

Mesmo assim, não se engane: a escolha de KPIs para logística deve ser ponderada e rigorosa. Afinal, escolher muitos KPIs pode gerar confusão, falhas no desenvolvimento e dificuldade da equipe em cumpri-los. Selecione os que realmente fazem sentido para bater as metas da equipe e que vão colaborar com os resultados da corporação.

Para que servem os KPIs para logística?

Como mencionado anteriormente, os KPIs são indicadores de performance de trabalho, logo servem para monitorar e medir as atividades desenvolvidas em um determinado período de tempo. Esses indicadores, quando batidos ou ultrapassados, sugerem que a meta foi alcançada com êxito.

Os números na logística são extremamente importantes, visto que o prazo dos processos é crítico nos mais diferentes setores. Aqui podemos encontrar alguns principais KPIs, como OTD, OCT, OTIF, ORF, entre outros que suprem algumas das áreas dentro da logística (veremos todos mais à frente). Como trazer essa realidade de KPIs para logística para uma cadeia de suprimentos?

A cadeia de suprimentos abrange desde o processo de fornecimento de matérias-primas para a indústria até sua entrega ao consumidor final. Ao redor dele, temos a logística que permeia todo esse processo de ponta a ponta: ela fica incumbida de gerenciar o transporte e fornecimento de materiais e suprimentos para as indústrias, fábricas, distribuidores e finalmente ao varejo.

Nesse caso, temos KPIs para logística distribuídos em setores como fornecimento, estoque, distribuição, transporte e pedidos, para cada gestor monitorar sua operação e contribuir no todo para o atingimento de metas da empresa.

Metas qualitativas

Quando falamos em metas especificamente, podemos dividi-las em metas quantitativas e metas qualitativas. Essas metas, um pouco diferentes das quantitativas, não são palpáveis mas podem sim ser medidas e avaliadas.

Esse é o tipo de meta avaliativa e está relacionada à satisfação do cliente com os serviços prestados. Ela não necessariamente se resume ao serviço de entrega ao consumidor, mas também aos serviços prestados em todas as áreas que a logística está presente na cadeia de suprimentos, prestando atendimento em todos os seus setores.

Ainda assim, essa meta pode ser medida e ter seu desempenho avaliado, bastando aplicar métodos de satisfação junto ao cliente. Geralmente, aplicam-se questionários com notas que variam de 0 a 5 (de insatisfeito para muito satisfeito) para questões como qualidade, prazo, entrega, atendimento, comprometimento e resolução de problemas, entre outras. Com base nas respostas, é possível tirar uma média geral e avaliar se está de acordo com os objetivos da empresa. Além disso, também é possível reservar um espaço para alguma pergunta aberta ou para sugestões, no caso do cliente querer enviar algum feedback sobre os serviços.

A avaliação qualitativa pode ser feita mensalmente ou trimestralmente, fica a critério da empresa como convém avaliar suas metas de satisfação. Uma outra opção é acompanhá-la em tempo real, e gerar estudos emergenciais caso demonstre uma queda súbita em um período curto.

Metas quantitativas

Já as metas quantitativas, como o próprio nome já diz, são baseadas em números: X operações de inbound realizadas, Y caminhões carregados em operação de outbound, número de pedidos entregues no prazo, entregas integrais realizadas no dia, entre outros.

Todas essas metas não necessariamente necessitam se tornar KPIs. Novamente, se faz necessário reforçar a necessidade de escolher os principais itens para acompanhar. Por exemplo, a quantidade de entregas feitas e quantidade de entregas integrais realizadas. Aqui temos uma situação de duas metas que embora possam parecer iguais, são diferentes e precisam ser tratadas e analisadas separadamente, e uma delas (a que for mais relevante) é escolhida para compor um KPI.

Escolhendo os KPIs certos

Toda empresa tem seus objetivos e metas de crescimento, e isso se estende para todos os setores que as traduzem em metas. A questão é: como escolher os KPIs certos para cada setor e equipe?

Com a automatização na cadeia de suprimentos, definir os KPIs para logística se torna mais ágil e eficiente dada a visibilidade que os softwares proporcionam. Muitas métricas passam a ser visíveis e operações se tornam passíveis de medida. Com isso é possível estimular médias, avaliar as métricas e repassar à equipe quais indicadores são necessários cumprir.

Outro ponto importante na escolha dos KPIs para logística é respeitar e observar sua hierarquia. Todo indicador remete a níveis diferentes devido às necessidades específicas de cada um. Logo, quando se escolhe três ou mais indicadores, isso pode resultar em duas ou três vezes mais números para realizar um acompanhamento. Nesse caso, menos é mais.

KPIs extraídos de cada software para cada setor

Graças à polarização de softwares para atender a cadeia logística de ponta a ponta, é possível visualizar e medir atividades que anteriormente não eram facilmente mensuráveis. A granularidade e a precisão de cada métrica permite definir KPIs objetivos e claros que vão de atividades nos armazéns, pátios, docas até os transportes. Se usarmos os três sistemas principais em logística – WMS, TMS e YMS –  podemos separar essas KPIs para logística em:

WMS

O software de gestão de armazéns traz visibilidade das operações nos estoques e inventários, além de disponibilizar em tempo real seus principais indicadores.

Quando trazemos a hierarquia para essa realidade, podemos encontrar os seguintes KPIs para logística e seus respectivos níveis:

  • Recebimento: agenda (eficiência do fornecedor no cumprimento de prazos), produtividade (quantas peças/unidades são movimentadas a cada hora por funcionário) e conformidade (pedido de compra, nota fiscal e o produto recebido estão em conformidade? Se não, qual é o fornecedor responsável e é possível avaliar qualitativamente seus serviços?).
  • Armazenamento: produtividade (quantos paletes são movimentados a cada hora por funcionário?). Aqui se dá a importância da medição para verificar se está sendo possível guardar tudo o que é recebido na mesma velocidade de chegada.
  • Picking: produtividade (peças ou unidades movimentadas a cada hora por funcionário), importante para avaliar a produtividade que está ganhando em relação às demais operações. Vale ressaltar que essa produtividade é variável de acordo com cada produto (alimentos não perecíveis, laticínios, bebidas, etc) e cabe ao gestor encontrar o número que mais se enquadre para cada operação.
  • Ressuprimento (abastecimento do picking): produtividade (paletes movimentadas a cada hora por funcionário), endereçamento vazio (este é um indicador que costuma aparecer na hora do picking, quando o funcionário ao chegar não encontra o produto porque o abastecimento não ocorreu na mesma eficácia que o processo de picking) – aqui podemos encontrar o abastecimento de uma área vazia ou um abastecimento preventivo, e com essa variação pode-se avaliar o nível de qualidade do ressuprimento.
  • Conferência/expedição: quando as etapas anteriores estão bem resolvidas, essa passa a não ser uma realidade para algumas empresas.Conhecida também pelo seu “retrabalho”, aqui o indicador encontrado é: quantas não-conformidades foram encontradas nesta etapa? Quais e quantos foram os erros do picking encontrados? O gestor deve extrair esses erros, identificar os operadores responsáveis e rapidamente gerir os feedbacks. No caso da expedição, a questão fica: ”quanto tempo leva para um pedido chegar ao armazém ser processado e expedido?”
  • Acuracidade: necessidade de avaliar os demais processos para balancear e garantir que o estoque físico do armazém esteja batendo com o estoque contábil. O percentual final revelará o quanto o produto armazenado possui de valor agregado.
  • Produtividade: avaliação de todos os indicadores anteriores, de maneira qualitativa.
gerenciamento-da-cadeia-de-suprimentos

TMS

Com relação à gestão de transportes, também temos os principais KPIs para logística e os indicadores de níveis inferiores. Vale reforçar que antes de validar seus indicadores para acompanhamento, os gestores precisam avaliar anteriormente seu perfil de distribuição (áreas de abrangência, maior foco de distribuição: capital x interior, B2B ou B2C) e cálculos de frete (das vendas realizadas, quanto se gasta com transferências, re-entregas, devoluções, seguro, etc).

Com isso, temos os seguintes principais indicadores-chave:

  • Percentual de vendas/frete sobre o faturamento: neste caso, voltamos à questão de avaliar o perfil de distribuição, pois dependendo do perfil e do atendimento, se faz necessário o uso de pedidos mínimos. É importante salientar que o cálculo de frete não se encaixa aqui.
  • Reais por tonelada: mais eficiente para acompanhar.
  • Reais por quilômetro: neste caso depende da operação, geralmente é mais ligada ao perfil regional e para uma distribuição ao varejo – voltamos na questão de análise de perfil de distribuição para aplicar.
  • Ocupação do veículo: pode ser por cubagem, valor ou em peso.
  • TMC e TMA – Tempo médio de carregamento e Tempo médio de atendimento: O primeiro é o tempo médio entre o caminhão adentrar na doca, realizar o carregamento e sair. O segundo, o tempo entre o momento que o veículo se apresenta no seu horário marcado até o momento em que ele espera para ser atendido na doca. Esses indicadores devem ser constantemente avaliados. Qualquer ineficiência nesses pontos gera aumento de custos ou prejuízos.

YMS

Para o sistema de gestão de pátios e docas, que conecta o processo de transporte ao armazém, o acompanhamento também se faz necessário para garantir a cadência em todas as operações citadas. Conheçamos alguns:

  • Tempo médio do motorista na doca: seja para operações de inbound ou outbound, atrelando ou destrelando. Aqui também é possível avaliar a linha do tempo de jornada.
  • OTD ou atividades programadas da doca: é possível visualizar a programação de cada doca ou em conjunto (média) e analisar o que foi realizado no dia ou semana. Também lista atividades que foram desempenhadas sem atrasos.
  • Tempo Médio dos Motoristas no CD: desde o momento da sua liberação na portaria até o momento de saída. Aqui encontramos outros KPIs de outros níveis, como: motoristas aguardando liberação na entrada, direcionamento para doca (média de tempo). Nesses casos é possível filtrar por fornecedor (ranking de permanência) que traz mais problemas para liberação, o que permite também uma avaliação qualitativa.
    Outras métricas a serem observadas aqui, são: tempo médio para liberar motoristas, tempo médio de permanência após finalizar o manifesto.
  • Operações Ativas: importante para avaliar a capacidade de atendimento dos pátios e docas por dia, nesse caso cabe avaliar a produtividade tanto das operações por funcionário como atividade das docas ativas. Outras métricas relacionadas às operações ativas: tempo médio em cada etapa das docas, tempo de carregamento e descarregamento médio, veículos estacionados (em espera para atendimento), operações concluídas no prazo e fora do prazo.
agendamento de carga

Tipos de KPIs para Logística por etapas de processo

Além dos tipos por setores que vimos anteriormente, temos também indicadores de desempenho , ou os KPIs para logística que são encontrados em cada etapa do processo logístico dentro da cadeia de suprimentos. São eles: fornecimento, estoque, distribuição, transporte e pedidos.

Fornecimento

  • Custo médio de pedidos de compra: os pedidos de compra para fornecimento de materiais e matéria-prima para fabricação estão atrelados a um custo interno que deve ser previsto e calculado para que se conheça a margem de lucro.
  • Média de pagamento: aqui temos as condições de pagamento aos fornecedores, na qual deve ser tirada uma média de quanto tempo a empresa tem para pagá-los.
  • Ressuprimento: tempo médio que os fornecedores levam para realizar as entregas ou para reabastecimento.
  • Prazo de entrega: média de entregas realizadas dentro do prazo, como também se os pagamentos aos fornecedores são feitos dentro dos prazos para que haja esse equilíbrio entre as partes.
  • Porcentagem de erros: importantíssimo realizar o levantamento da porcentagem de erros que acontecem no faturamento da sua empresa, para mitigá-los o máximo possível.

Estoque

  • Volume de produção: Garantir que o nível de produção atenda a demanda de modo que não exceda o espaço disponível para estocagem, mesmo que haja escassez.
  • Nível de matérias-primas: monitorar o nível correto de matérias-primas para fabricação de produtos para que sua fabricação não seja prejudicada, como também que o excesso não gere custos adicionais e perdas (dependendo do produto/material).
  • Previsão de demanda: indicador fundamental para acompanhar. Ao analisar a demanda, erros de solicitação para itens de baixo giro são prevenidos, bem como a solicitação correta para itens de giro rápido de estoque que estão em constante abastecimento.
  • Quebras de estoque: item relacionado ao indicador acima, quando há uma falta de reabastecimento em itens de giro rápido, ou matérias-primas para fabricação desses itens. Consequentemente, há uma quebra de estoque e a demanda acaba por não ser atendida por completo. Isso acarreta em inúmeros outros problemas, como atrasos, repasse de custos, quebra de planejamento e inflacionamento na ponta da cadeia, entre outros.

Distribuição

  • Produtividade: nesse caso o indicador é avaliado por unidades/peças processadas a cada hora por metro quadrado útil do espaço total do armazém.
  • Volume transferido: produtividade de volumes movimentados a cada hora de trabalho por funcionário.
  • Espaço utilizado: porcentagem de uso do espaço total do seu armazém. Essa métrica é importante para saber o espaço disponível para armazenagem de novos produtos ou matérias-primas.

Transporte

  • Média de custo de transporte: aqui se encaixam o custo do combustível, manutenção do veículo, gasto com seguro, diárias de motoristas e planejamento de rotas, entre outros.
  • Custo por km rodado: custo médio de transporte pela quantidade de quilômetros percorridos por veículo.
  • Remessas: quantidade de remessas já entregues x remessas não concluídas em um período de tempo. Aqui também podemos avaliar a quantidade de remessas não planejadas e urgentes.
  • Entregas no prazo: entregas cumpridas dentro do prazo estipulado afetam diretamente as metas qualitativas de prestação de serviços.
  • Volume por veículo: é importante saber o volume (seja por cubagem ou quantidade de volumes/caixas, pedidos) transportado pelo caminhão, para constatar se a viagem está sendo lucrativa ou não.
  • Uso do veículo: atrelado ao indicador acima, neste caso para saber o quanto está valendo a viagem de determinado caminhão, basta dividir o custo do transporte pelo custo do que está sendo entregue.

Pedidos

Para garantir a eficiência na entrega de pedidos cumprindo prazos e qualidade, os seguintes KPIs devem ser calculados:

  • Entregas realizadas sem atrasos.
  • Entregas com atrasos: entender o que motivou o atraso para aplicar correções preventivas.
  • Entrega completa: refere-se às entregas de remessas sem falta de produtos ou falhas.
  • Não conformidades: aqui avalia-se a falta de produtos na entrega, erros em notas fiscais, dados divergentes na coleta ou entrega.
  • Custo de gerenciamento de pedidos: mapear todas as etapas do processo desde o recebimento do pedido até sua entrega em termos de valores, para saber quanto custa para a companhia.
  • Ciclo de pedidos: tempo médio para desde o preparo do pedido até sua conclusão.

Mensuração e análise

Os KPIs para logística são ferramentas importantes no dia a dia de trabalho e precisam de acompanhamento para garantir que a eficiência seja diária nas entregas de serviços. Dessa forma, a mensuração de resultados é uma tarefa essencial no dia a dia de líderes e gestores.

Quando falamos em análise de resultados, podemos acompanhar os KPIs para logística de forma diária, semanal ou mensal, tanto para acompanhar dados em tempo real quanto para avaliar variações de atividades realizadas em um intervalo de tempo.

Além disso, com o uso de softwares para otimizar atividades logísticas que citamos acima, como o WMS, YMS e TMS, como também o já conhecido ERP trazem visibilidade aos processos logísticos na cadeia de suprimentos. Com o uso dessas soluções se torna possível visualizar todas as atividades e gráficos comparativos. Um bom sistema trará dashboards com informações e KPIs em tempo real, bastando o gestor de cada área extrair esses dados. Isso irá melhorar a tomada de decisão, trabalhar melhorias contínuas e identificar falhas para implantar processos corretivos.

visibilidade na cadeia de suprimentos

Tomada de Decisão

A automação da cadeia de suprimentos tem como um de seus principais objetivos trazer visibilidade nos processos logísticos, ganho de tempo, aumento de receita e eficiência no trabalho (por tomar o lugar de atividades que antes eram manuais e passam a ser automatizadas). A tomada de decisão, inclusive, faz parte de um sistema automatizado e aparece como um dos benefícios quando falamos em melhorias contínuas e identificação de gargalos em operações. Gestores e líderes com as métricas em mãos podem rapidamente tomar decisões em prol da eficácia do trabalho.

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