O ERP é uma sigla usada para Enterprise Resource Planning que, em tradução livre, significa Planejamento de Recursos Empresariais.
O ERP funciona como um sistema de gestão integrado dentro da empresa. Para entender melhor o que é a solução e como ela funciona, trouxemos algumas informações neste artigo.
1→ O que é ERP
O ERP é um Sistema de Gestão Empresarial que centraliza todas as informações de todos os departamentos da empresa em um só lugar.
Isso deixa todo o fluxo logístico mais orgânico, fazendo com que tudo funcione em conjunto.
Tipos de ERP
Embora o software de gestão integrado de forma geral, possua várias funcionalidades, ele também se divide em tipos.
ERP Legado
Desaconselhado, mas mencionado aqui para fins de conhecimento, trata-se dos primeiros modelos de ERP lançados no mercado, que comparado aos atuais, se tornaram defasados.
Com linguagens de programação descontinuadas e integrações limitadas, não são mais utilizados, mas tiveram sua importância, cada um em sua época.
ERP Back-Office
Importante sabermos separar o back-office dentro de uma empresa do ERP back-office. Embora compartilhem esse mesmo nome, não são a mesma coisa.
O Backoffice dentro da empresa, diz respeito a todas as operações que o cliente não tem contato, como gestão financeira, de marketing e outras.
Já o ERP Back-Office foi um sistema de gestão desenvolvido para o e-commerce, com a intenção de integrar os antigos ERP Legados, facilitando o controle de faturamento, cadastro de produtos, entre outros. Também inutilizado hoje em dia.
ERP Verticalizado
Embora tenha funcionalidades úteis como controle de estoque, cadastro de produtos, compras e finanças, é usado em apenas um ponto, limitando muito seu alcance.
É usado geralmente em lojas físicas e varejo.
ERP customizável e em Nuvem
Aqui falamos dos ERPs mais atuais, cuja integração com diversos sistemas e setores é de fácil implantação.
Além disso, muitos deles utilizam a tecnologia cloud (ou nuvem, como conhecemos), excluindo a necessidade da empresa precisar de um servidor próprio, já que os dados são armazenados na rede, sem o perigo de perdê-los por alguma pane no sistema.
Precisando apenas da internet para utilizá-lo, todas as equipes podem acessá-lo e os custos com implantação e manutenção são bem reduzidos.
2 → Como funciona o ERP na logística
A maioria dos ERPs podem ser integrados a outros sistemas auxiliares, como o caso do WMS e YMS, tornando toda a gestão logística dos processos uma coisa orgânica.
Um exemplo de como um ERP contribui para o controle e organização da logística de uma empresa é na área financeira.
Com esse software de gestão integrado, você tem muito mais controle sobre os dados financeiros, facilitando o monitoramento de cada processo, rendimentos e evitando fraudes.
Módulos essenciais da ferramenta para o setor
Como já vimos, o ERP reúne diversas funções integradas em um único sistema. Veja abaixo alguns módulos comuns e mais utilizados em um sistema de gestão empresarial integrado.
Financeiro
Independente de qual seja o ERP utilizado, uma função voltada para o departamento financeiro da empresa estará presente.
Nesse módulo, tudo relacionado ao faturamento, fluxo de caixa, compra e vendas, emissão de boletos e agora novos recursos digitais, como a opção de pagamentos por pix, é integrado.
Além disso, a parte da documentação também é feita, evitando a conhecida demora gerada pela dependência de outras pessoas.
É possível enviar DANFE e XML das NF-es emitidas por email para seus clientes de forma automatizada.
Gestão de Pessoas
Como grande auxílio do RH e Departamento Pessoal, o módulo de gestão de pessoas simplifica diversas ações como: avaliações de desempenho, recrutamento e seleção, treinamento, folha de pagamento e ponto eletrônico, além de fornecer indicadores importantes para o funcionamento da gestão de pessoas:
- afastamentos e licenças
- quantidade de horas extras;
- acidentes de trabalho;
- produtividade;
- satisfação interna;
- banco de dados dos talentos.
Controle de Estoque
É importante lembrar que o ERP é uma ferramenta que se integra facilmente com outros softwares de gestão, inclusive com o WMS, por isso, embora muitos ERP’s forneçam esse módulo, caso a empresa opte por continuar usando o WMS que ela já usa, isso pode facilmente ser integrado ao ERP escolhido.
Por outro lado, esse módulo é sempre uma opção para facilitar a gestão de estoque e em alguns casos, reduzir custos na contratação de outras ferramentas, quando não se tem um WMS já ativo na empresa.
Fazendo uma integração com os sistemas de compra e vendas, o controle de estoque automatiza a distribuição e o controle na armazenagem de produtos, evitando sobras ou faltas.
Produção
Os módulos de produção estão mais conectados às operações, ligados aos processos.
Com esse módulo, é possível evitar perdas de produção com um controle de fabricação de produtos nas ordens correta.
Ele também pode se integrar ao controle de estoque, agindo em conjunto e usando as informações deste módulo como apoio para indicar requisições de materiais e organizar melhor o trabalho dos operadores, gerando produtividade.
Projetos
Atuando tanto no controle logístico quanto no financeiro, permite gerenciar os projetos da sua indústria, informando entre outras funções:
- custos de projeto;
- eficiência da equipe responsável;
- horas de trabalho investidas no projeto;
- acompanhamento do custo orçado versus efetivo de projetos, evitando gargalos de investimento.
3 → Quais os benefícios do ERP na logística
Muitas empresas, mesmo saindo dos tradicionais processos manuais e fazendo uso de softwares de gestão, ainda separam cada questão que precisa ser resolvida para um programa.
Seja o departamento financeiro, operacional ou pessoal, para pagar contas, gerar documentações ou analisar metas e desempenho.
Com o uso de um ERP, é possível ter um controle e uma visão muito mais clara de tudo que ocorre dentro da empresa e consequentemente, dentro da logística de suas operações.
Centralização de processos
O ERP permite a centralização de processos logísticos em um único sistema integrado.
Assim, atividades como gestão de estoque, planejamento de rotas, controle de transporte e rastreamento de remessas podem ser gerenciadas em uma única plataforma.
Isso facilita a coordenação, agiliza as operações e reduz a duplicação de esforços.
Toda essa coleta de informações reunidas em um mesmo local, gera análises de forma automatizada e mais eficiente.
Integração e análise de dados
Ele organiza toda a rotina de trabalho de uma empresa e registra dados referentes a funcionários, clientes, fornecedores, produtos, impostos, compras, vendas, entre vários outros.
Possibilita também a integração de dados de diferentes áreas e departamentos, como compras, vendas, estoque e transporte.
Dessa forma, a solução garante uma visão ampla da cadeia de suprimentos, fornecendo informações atualizadas e precisas para análise e tomada de decisões.
A análise de dados integrados ajuda a identificar tendências, gargalos e oportunidades de melhoria, otimizando a eficiência e reduzindo custos.
Essa integração entre várias áreas facilita a tomada de decisão e torna muito mais prático e rápido localizar dados necessários para aquele momento específico.
Redução de problemas de performance
O ERP melhora o desempenho logístico ao fornecer uma plataforma centralizada para o gerenciamento de processos, recursos e atividades.
Com a automação de tarefas manuais e a padronização de procedimentos, o ERP ajuda a reduzir erros, retrabalho e atrasos.
Além disso, o acesso em tempo real a informações atualizadas permite uma melhor previsão de demanda, planejamento eficiente de rotas e um fluxo de trabalho mais suave, resultando em um desempenho logístico aprimorado.
4 → Como aplicar o ERP na logística
É importante ressaltar que a utilização do ERP na logística varia de acordo com as necessidades e processos específicos de cada empresa.
Confira abaixo alguns exemplos de como a ferramenta pode ser utilizada nas diferentes áreas do setor.
Gestão de pedidos
O ERP auxilia na centralização e automação do processo de gestão de pedidos.
Isso inclui desde o registro de pedidos, verificação de disponibilidade de estoque, acompanhamento do status do pedido até o envio de notificações de atualização para os clientes.
A gestão de pedidos integrada facilita a visibilidade e a coordenação dos fluxos de trabalho, agilizando o processamento de pedidos e melhorando a experiência do cliente.
Controle de estoque
Na logística, ele oferece recursos para o controle eficiente de estoques.
Isso envolve o monitoramento em tempo real dos níveis de estoque, reabastecimento automático com base na demanda, definição de pontos de reposição e otimização do armazenamento.
A integração com outros módulos, como gestão de pedidos e compras, permite uma gestão mais precisa e assertiva dos estoques, evitando escassez ou excesso de produtos.
Controle das frotas
A ferramenta possibilita o controle e a gestão das frotas de transporte de forma eficiente.
O que inclui:
- agendamento de rotas;
- otimização de cargas;
- monitoramento do desempenho dos veículos;
- gestão de manutenção;
- acompanhamento dos custos de transporte.
Com o ERP, é possível rastrear as informações dos veículos em tempo real, coordenar entregas e reduzir custos operacionais relacionados à frota.
Gestão financeira
O ERP faz a integração das atividades financeiras, como faturamento, contas a pagar, contas a receber e conciliação bancária.
A integração financeira facilita o controle e a análise dos custos logísticos, a geração de relatórios financeiros precisos e o acompanhamento do desempenho financeiro da empresa.
A automação de processos financeiros reduz erros e melhora a eficiência nas atividades relacionadas às transações e pagamentos.
Emissão de documentos fiscais
Um ERP também permite ter recursos para a emissão de documentos fiscais, como notas fiscais eletrônicas (NF-e), conhecimentos de transporte eletrônicos (CT-e) e outros documentos fiscais exigidos pela legislação.
A emissão automática desses documentos dentro do sistema agiliza os processos burocráticos, garante a conformidade fiscal e reduz erros nas operações fiscais.
Processo de expedição de produtos
A solução auxilia no controle e rastreamento do processo de expedição de produtos, desde a separação dos itens, embalagem, geração de etiquetas até o agendamento de coletas ou despacho para transporte.
Com a automatização dessas etapas, é possível reduzir erros, garantir a precisão das informações e agilizar a entrega dos produtos.
Emissão de relatórios
O ERP oferece recursos para a geração de relatórios personalizados e análises detalhadas sobre as operações logísticas.
Esses relatórios fornecem insights valiosos para a tomada de decisões estratégicas e a identificação de áreas de melhoria na cadeia de suprimentos.
5 → Diferença entre ERP e Torre de Controle Logística
O ERP e a Torre de Controle Logística são dois conceitos distintos, mas complementares, dentro do campo da logística.
Enquanto o ERP é um sistema abrangente que engloba várias áreas empresariais, a Torre de Controle Logística é um conceito mais focado especificamente na logística e na gestão da cadeia de suprimentos.
Se de um lado o ERP trata de informações internas e processos empresariais, do outro, a Torre de Controle Logística lida com a integração de informações externas e a coordenação das operações logísticas em tempo real.
Ambos são essenciais para uma gestão eficiente e estratégica da logística, complementando-se mutuamente para melhorar a eficiência operacional, reduzir custos e melhorar o desempenho logístico global da organização.
Além de mostrar as principais e mais utilizadas funções (ou módulos) dessa ferramenta, é preciso saber que cada empresa possui uma realidade diferente.
Por exemplo, mesmo a funcionalidade financeira sendo eficaz para o controle e a gestão da empresa, não quer dizer que ela sempre será necessária em todos os casos.
A gestão de pessoas não fará muito sentido se a sua empresa não possui tantos operadores para gerir, diferente de uma empresa de grande porte.
É justamente esse o diferencial de um ERP hoje em dia: a adaptação.
Cada empresa possui uma realidade. Cada realidade possui uma necessidade diferente, e todas elas podem utilizar um ERP de acordo com o que precisam.
Cabe aos gestores entenderem isso e buscarem um ERP que melhor atenda suas empresas.
