Dentro da gestão de pátio, o agendamento de carga e descarga é uma etapa indispensável para quem quer acelerar a operação e ganhar performance na gestão com auxílio da tecnologia.
Entre os benefícios do Agendamento está a possibilidade de evitar problemas comuns como:
- fila de na portaria ou no pátio;
- atrasos de entrega;
- gargalos por tempo de permanência de veículos além do necessário nos pátios.
A partir desse contexto, neste conteúdo vamos explicar explicar o que é e como funciona o Trackage agendamento, um software focado em otimizar essa etapa da gestão de pátio.
1 → O que é o Trackage Agendamento
Uma plataforma 100% online, intuitiva e “plug and play”, ou seja, não precisa de instalação!
O Trackage Agendamento é um software para pequenas, médias e grandes empresas que desejam ter um processo de agendamento automatizado, reduzindo ligações e e-mails e evitando problemas com atrasos, no-show ou custos extras.
Pode ser utilizado por Gestores da Operação, Embarcadores, Fornecedores, Transportadoras e Motoristas que trabalham com transporte de cargas, sejam elas inbound ou outbound.
2 → Para que serve o Trackage Agendamento
Antes da logística 4.0 tomar conta do mercado, o modelo tradicional de agendamento de carga e descarga era algo comum, embora pouco eficiente.
Com diversas planilhas, papéis, a necessidade constante de atualizar informações por e-mail, telefonemas e a dependência de terceiros para conseguir uma resposta rápida, tudo era feito na mão.
Na evolução da tecnologia dentro da logística, a Trackage lançou o Trackage Agendamento de carga e descarga, um dos sistemas mais eficientes do mercado.
Focado na otimização e na organização, o Trackage Agendamento gera economia (de tempo e dinheiro) e um controle muito maior nas mãos dos gestores tornou tudo mais fácil e rápido.
O Agendamento de Carga e Descarga quando automatizado, elimina problemas rotineiros, reduz custos e aumenta a produtividade, aproximando sua empresa cada vez mais das metas anuais traçadas.
Com o Trackage agendamento, damos adeus às filas de caminhões parados do lado de fora do pátio, economizamos um tempo precioso para as operações e ainda garantimos que as entregas sejam feitas dentro dos prazos estipulados.
Com o Trackage agendamento você pode:
- Entender com antecedência o tipo de veículo;
- Controlar o melhor horário para carregar ou descarregar uma carga específica
- Definir a doca adequada para cada veículo ou carga
- Distribuir equipamentos, equipes e recursos de forma adequada dentro da operação
- Gestão e digitalização de documentos
Saiba mais como utilizar o Trackage Agendamento no texto a seguir.
3 → Funcionalidades
O Trackage Agendamento possui uma plataforma simples e intuitiva e não precisa de tempo de implantação.
Já no primeiro acesso, a pessoa usuária pode cadastrar os agendamentos e acompanhar as informações da operação.
Ao logar no sistema, a primeira visualização é da Dashboard de Agendamento: tela com algumas informações rápidas e indicadores.
Ao lado, os indicadores da Dashboard Gestão de Pátio ficam disponíveis apenas quando o YMS Trackage Maestro é contratado. Nesse caso, é possível entrar em contato com a equipe Trackage para adquirir a solução.
No menu à esquerda, ao clicar nos ícones, novas telas irão abrir para as demais funcionalidades do software.
Dashboard de Agendamento
A Dashboard de agendamento traz as seguintes informações e KPIs (indicadores):
- Número de agendamentos;
- Número de veículos que chegaram;
- Número de veículos que não compareceram (no-show);
- On-time (prazo estipulado para a entrega, com margem de tolerância em meia hora para mais ou para menos);
- Atrasos;
- Taxas de no-show;
- Taxas de show.
Além disso, alguns filtros aplicáveis estão disponíveis para facilitar a visualização dos indicadores:
Período: permite selecionar os agendamentos feitos dentro da última semana, último mês ou no dia atual da pesquisa (hoje). O filtro também possibilita selecionar um intervalo de tempo entre um dia específico e outro, por meio do ícone de calendário.
Operação: nesse filtro é possível selecionar Carregamento ou Descarregamento.
Transportadora: em que é possível selecionar uma das transportadoras cadastradas no sistema.
Tela de Agendamento
Diretamente ligada aos indicadores da Dashboard de Agendamento, a tela de Agendamento traz um calendário onde é possível consultar quais dias e horários possuem agendamentos já marcados.
Essa visualização permite escolher uma data e hora livres para agendamentos sem o risco de dois ou mais coincidirem no mesmo período.
Logo abaixo do calendário, há um campo de pesquisa onde devem ser inseridos no mínimo três caracteres, além de três outros filtros para pesquisar os agendamentos:
Horário → mostra os agendamentos naquele horário, após escolher o dia no calendário.
Status → abre seis opções de status para a operação: aguardando, aprovado, reprovado, concluído, chegou e no-show.
Operação → para selecionar carga ou descarga.
Como fazer um agendamento
Para fazer um novo agendamento é simples: basta selecionar o dia no calendário e clicar no botão verde com sinal positivo no canto inferior direito da tela. Uma nova janela irá abrir para inserir as seguintes informações:
- Quem está fazendo o agendamento (área/cliente);
- O tipo de operação (carga ou descarga);
- Horário de agendamento;
- Documentação (CPF) do motorista que será responsável pela operação;
- Nome do motorista;
- Transportadora;
- Tipo de veículo;
- Placa do cavalo e placa da carreta (se houver);
- Número do pedido;
- Volumes do pedido;
- Informações adicionais (se houver);
- Lacre (caso o veículo seja lacrado em casos de operações de descarregamento).
Nessa tela também é possível realizar o upload (envio de arquivos) de documentos, caso sejam necessários na operação.
Quando um agendamento é feito, ele entra em status aguardando, onde os responsáveis pela operação definem como aprovado.
IMPORTANTE: motoristas não fazem agendamentos e não têm acesso a essa funcionalidade, a responsabilidade de fazer o agendamento é da transportadora.
Tela de Usuários
Aqui é onde as pessoas usuárias da plataforma são cadastradas. Ao criar os perfis, é preciso preencher os campos com os dados:
- Nome;
- Sobrenome;
- E-mail;
- Senha;
- Grupos;
- Departamentos;
- Selecionar permissões;
- Transportadora.
Tela de Grupos
Essa tela possibilita criar e gerenciar grupos de usuários.
A diferença para as outras é que aqui se define quais funcionalidades e telas aquele determinado grupo terá acesso ou poderá visualizar.
Por exemplo, o grupo Transportadoras tem acesso à tela de Agendamento e pode criar o usuário motorista. Em lógica, essas duas partes da operação são muito importantes para as transportadoras e elas devem ter acesso.
Tela de Transportadoras
A tela dedicada às Transportadoras possibilita pesquisar pelas empresas já cadastradas na base de dados, criar novas e inseri-las na plataforma.
Para cadastrar uma transportadora, basta clicar no botão verde com sinal positivo no canto inferior direito da tela.
Ao buscar por um registro ainda não cadastrado, irá aparecer logo abaixo um botão para criar uma nova transportadora.
Assim, basta inserir o nome e o CNPJ da transportadora e clicar em Cadastrar.
Tela de Motoristas
Nessa tela é possível ver todos os motoristas cadastrados na base de dados da plataforma, assim como na funcionalidade anterior.
Para pesquisar por um motorista específico, por exemplo, basta inserir o respectivo nome no campo de pesquisa ou pesquisar um grupo de motoristas pelos filtros: Transportadora e Status (ativo ou desativado).
A função também permite cadastrar novos motoristas, no botão verde com sinal positivo no canto inferior direito dessa tela, e editar os perfis já cadastrados em Ações.
Em ambos os comandos, abrirá uma janela para editar ou inserir os dados:
- Nome;
- CNH;
- CPF;
- Número de celular;
- Transportadora.
Tela de Configurações
Por fim, a última tela é a de Configurações, que permite alterar algumas funções básicas do sistema para que funcione de acordo com o que as operações da sua empresa necessitam.
Na aba Opções do Agendamento, as alterações que podem ser feitas são:
Janela de agendamento → para definir o horário de início e fim do agendamento e o intervalo de tempo por operação. Como mostrado na imagem abaixo, o intervalo de tempo para cada operação é editável, para atender o que melhor se adequa às suas demandas.
Bloqueio de agendamento → para definir o bloqueio da sua agenda a partir de vários critérios como horário de início e fim, dia inteiro, dia da semana, grupos de usuário entre outras opções.
Limite de agendamento → para criar limites de agendamento para um horário por tipo de veículo de acordo com a operação e grupo de usuários. Por exemplo: os usuários do grupo Transportadoras só podem realizar 10 agendamentos para veículos do tipo Truck na operação de carregamento durante o horário das 14:00.
Antecedência de agendamento → para definir a antecedência mínima para que um agendamento seja criado. Por exemplo: o agendamento de descarga deve ser realizado com antecedência mínima de 2 dias para os usuários do grupo Transportadoras.
Status do agendamento → para definir qual será o status do agendamento no momento da criação ou edição.
4 → Dúvidas e curiosidades
1 – O sistema é 100% online?
Sim! Enquanto houver acesso à internet da parte do usuário, ele terá acesso ao sistema.
2 – A segurança dos meus dados (CPF e documentos em geral), como usuário, está garantida no sistema?
A Trackage segue a política de privacidade estabelecida pela LGPD. A lei estabelece regras para empresas e organizações sobre coleta, uso, armazenamento e compartilhamento de dados pessoais, impondo multas e sanções no caso de descumprimento.
3 – Sou motorista, quais funções o programa me permite acessar?
O motorista, diferente dos demais usuários, acessa o aplicativo instalado no celular, permitindo que ele visualize apenas seus agendamentos.
4 – Os veículos são monitorados em tempo real e rastreados na estrada o monitoramento ocorre somente na saída e na chegada do veículo no ponto final?
Não, o monitoramento na funcionalidade de Agendamento é feito pelos horários que estão agendados e o horário em que o motorista chega no pátio.
5 – Como motorista, consigo ver ou alterar o horário de agendamento de outro motorista na plataforma?
Não, o motorista só tem visão dos agendamentos feitos para ele e não interfere em nada no agendamento de outras pessoas.
6 – O que significa que a plataforma é plug and play?
Significa que ela não precisa ser instalada ou necessita de suporte para isso, basta plugar o dispositivo onde o software está instalado que será reconhecido automaticamente pelo sistema, podendo usar.
O Trackage agendamento é um produto da Trackage, que também possui o Trackage Maestro, YMS para gestão de pátio.
Na versão trial (versão de testes) que você pode experimentar por 15 dias, pode ver na prática como funciona e as melhorias que isso traz para a logística da sua empresa.
