Dentro da logística, usamos o termo KPI (indicadores chave de desempenho) para definir todo tipo de métrica relacionada à eficiência dos processos.
Essas métricas nascem a partir de dados coletados e embora não seja uma exclusividade da logística, os indicadores de desempenho têm uma importância sem igual na nossa área de atuação.
Por isso fizemos esse artigo, para que você entenda mais sobre essa parte fundamental da logística.
1 → O que são indicadores de desempenho logístico
Como falamos antes, os indicadores de desempenho logístico são KPI’s utilizadas dentro da logística e que assim como nas outras áreas, servem para:
- medir a eficiência de todos os processos;
- ajudar a traçar novas estratégias;
- mensurar se uma atividade ou ação está gerando o resultado esperado;
- medir o desempenho dos colaboradores;
- medir a percepção dos clientes sobre o seu produto;
- apoiar as tomadas de decisões.
Quando falamos de desempenho logístico, precisamos entender que muito disso está ligado à visibilidade.
Não adianta termos operadores competentes, processos bem estruturados e tecnologias de ponta, se não tivermos informações sobre as operações.
Pior do que não ter informações, é tê-las e não saber o que fazer com elas.
Não é incomum algumas empresas ainda optarem pelos métodos manuais para coletar informações sobre suas operações.
Mesmo em um mundo que já é tecnologicamente evoluído, ainda hoje alguns gestores preferem pranchetas, pesquisas internas feitas por operadores, ligações, e-mails, espera por respostas e tantas outras coisas pelas quais os modelos antigos de gestão precisam passar para ter os KPI’s necessários.
2 → Qual a importância dos indicadores na gestão logística
É claro que existem diversos motivos para usar indicadores de desempenho dentro da logística, mas citaremos aqui aqueles que mais podem ter um impacto dentro do negócio, impacto esse que pode ser tanto operacional, quanto administrativo.
Fidelizando o cliente
Quando temos informações pontuais que são chaves para poder tomar decisões, essa tomada de decisão fica muito mais assertiva e as chances de cometer erros diminui drasticamente.
Automaticamente isso influencia na qualidade do serviço final prestado, seja por entregas pontuais, agilidade nas operações internas no pátio, rotas de transporte traçadas com mais precisão ou um armazém livre de excedentes ou faltas.
A percepção sobre essa melhora notável na qualidade do serviço, chega de até o cliente de forma orgânica.
As empresas atendidas por você também trabalham com métricas e da mesma forma que você utilizará indicadores para medir o desempenho logístico, os clientes atendidos também terão indicadores para avaliar a qualidade do seu serviço.
Ao final de tudo, se usados de forma correta, os indicadores impulsionam essa fidelidade com os clientes atuais.
Melhorias práticas e excelência de resultados
O impacto positivo sofrido pela empresa com o uso de indicadores também se dá na parte operacional.
A produtividade é a primeira a ser melhorada quando temos nas mãos indicadores logísticos, pois os gestores têm uma visão exata de onde estão as lacunas em suas operações e o que precisa ser melhorado, além de ter um tempo de urgência mais preciso para poder definir prioridades para cada necessidade.
Além disso, a transparência na hora de divulgar os resultados aos colaboradores e sócios, mediante dados coletados e registrados com precisão, reforça a confiança em seu serviço.
Isso também previne medidas desesperadas como a redução dos preços, para se manter no mercado e na concorrência, por conta de cenários em que a economia do país pode não estar tão favorável.
A soma desses fatores leva a uma cultura de excelência e pode tornar seu produto e sua empresa uma referência.
3 → Quais são os principais indicadores da logística
Dentro da logística, alguns grupos específicos de indicadores fazem a diferença.
Indicadores na Gestão de Transporte
Indicadores na Gestão de Transporte contribuem para tornar todo o processo entre a saída da mercadoria dos centros de distribuição até a chegada ao cliente final, um sucesso. Isso muitas vezes é feito com a ajuda de um TMS, como já vimos aqui no Blog.
Entre os principais indicadores desse segmento estão:
Tempo de ciclo de pedido
Um indicador que calcula e registra o tempo total de um pedido, que consiste desde o momento em que ele foi emitido até o momento que foi entregue.
Com esse indicador, você pode identificar brechas nas operações de transporte e também fora dele, já que muitas vezes os gargalos não estão necessariamente na rota de entrega ou ocorrem por problemas no transporte, mas podem ter início lá atrás, no estoque ou até mesmo ao lançar o pedido.
Nível do serviço de entregas
Usado para medir a eficiência que as entregas estão tendo, tendo como base o prazo das entregas e o tempo que leva desde a saída do veículo até a chegada ao ponto final de entrega.
É possível identificar problemas externos que podem influenciar em atrasos, como por exemplo uma rota específica cujo trajeto é precário e a velocidade acaba sendo reduzida.
Percentual de cargas rastreáveis
O indicador basicamente calcula o quanto de entregas enviadas, de fato, foram rastreadas. Com isso, é possível medir o grau de automatização dos transportes e o quão confiáveis eles são dentro da sua operação.
Nível de utilização da frota
Importantíssimo para medir excessos na frota. Nele, calculamos a capacidade ocupada do transporte em relação à capacidade total em volume ou m³.
De forma simples, podemos calcular como:
Utilização de transporte = capacidade real usada / capacidade total em kg ou m³
Custo de transporte sobre vendas
Nesse indicador, é mostrada a relação entre o custo dos transportes e as vendas realizadas.
Semelhante ao cálculo anterior, aqui podemos calcular:
Custo de transporte sobre vendas = custo total de transporte / vendas
Cálculo de frete
Como o nome sugere, o indicador mostra toda a soma dos gastos com fretes, excluindo os custos operacionais.
Pode e deve ser utilizado não apenas para mensurar gastos, mas para analisá-los em diferentes períodos, podendo comparar opções de fretes e consequentemente pesando na economia.
Indicadores na Gestão de Armazém
Na Gestão de Armazém, não seria diferente. A utilidade dos indicadores vem para ter um controle da atividade interna de armazenagem e evitar furos ou excessos no estoque, tendo um impacto direto na economia.
Contração de estoque
Além de ajudar a evitar abastecimentos desnecessários, pode apontar erros de estoque, roubo de produtos, avarias não registradas, fraudes, entre outros.
Basicamente mostra a diferença entre o estoque registrado no sistema, e o estoque real.
Ordens expedidas por hora
Aqui temos uma relação direta com a produtividade dos operadores, pois o indicador mostra o número de ordens feitas por hora, identificando a eficiência da equipe de operadores na última fase de verificação, anterior à expedição de mercadorias.
Índice de movimento doca para estoque
Um indicador que está relacionado ao recebimento de mercadorias, medindo em horas o tempo que leva desde a chegada da mercadoria descarregada, até sua entrada registrada como estoque.
Sendo de fácil compreensão, o indicador aponta se há um atraso recorrente no processo de entrada de mercadorias. Quanto mais alto o valor, pior é o desempenho da operação.
Fornecedores pontuais diários
Tendo influência na gestão de compras, o indicador mostra a porcentagem de fornecedores que entregam seus envios sem atrasos.
Giro de estoque
Mostra a quantidade de vezes que o estoque é renovado dentro de um tempo estabelecido (pode ser anual, mensal, semestral). De uma forma simples, podemos dizer que quanto mais alto, melhor, já que as vendas possivelmente estão ocorrendo.
Indicadores na Gestão de Pátio
Com o auxílio de um YMS de qualidade, podemos ter indicadores essenciais para a gestão de um pátio. Usando o Maestro como exemplo, temos alguns desses indicadores:
Tempo médio dos motoristas
Como o nome sugere, mostra uma soma total do tempo que cada motorista passa dentro do pátio, dividido pelo número de motoristas. Ajuda a ter uma noção – embora ampla – assertiva, sobre como tem sido de modo geral, a permanência dos motoristas no pátio.
Aguardando liberação de entrada
Antes de entrar no pátio, os motoristas passam pela aprovação da portaria, que faz uma conferência de documentos para checar se tudo está em ordem. Enquanto aguardam pela liberação, os motoristas entram nesse KPI.
Operações ativas
Se dividindo geralmente entre Outbound (cargas que saem) e Inbound (cargas que entram), esse indicador mostra em tempo real o número dessas operações que estão sendo realizadas até o momento dentro do pátio.
Ranking de Permanência
No Ranking de permanência, temos dados semelhantes aos fornecidos no Tempo médio dos motoristas no pátio, porém, aqui isso é individualizado, mostrando em ordem de permanência quais motoristas levam mais tempo, em média, dentro do pátio.
Número de agendamentos
Voltado exclusivamente para agendamentos, o KPI mostra quantos foram feitos e estão em andamento (já foram agendados, mas a operação de carregamento ou descarregamento ainda não foi completada).
Veículos que chegaram e veículos que ainda não compareceram (no-show)
Como o próprio nome diz, são dois indicadores que mostram os veículos que já efetuaram sua entrada no pátio e os que estavam com agendamentos marcados, mas não compareceram.
One-time e atrasos
Parecido com os dois citados acima, esses dois mostram respectivamente o chamado One-time, que é o número de motoristas que chegaram dentro do prazo estipulado e o número de veículos atrasados.
Indicadores gerais
Além dessas três áreas específicas, vale mencionar aqui alguns indicadores que atuam na logística de uma forma mais generalizada, sem tanto foco em uma área apenas, mas que influenciam como um todo na eficiência da gestão.
Perfect order rate
Traduzido como Indicador de pedido perfeito, esse indicador tem como função medir a eficiência do atendimento fornecido aos seus clientes.
Utilizando dados fornecidos por praticamente todas as etapas da cadeia de suprimentos, incluindo transporte, despacho e entrega, ele mostra o nível que a saúde das suas operações possui e se é preciso melhorar algo.
Tempo médio de resolução de problemas
Servindo como um termômetro para saber o quão rápido sua gestão lida com a resolução de problemas (como por exemplo devoluções), esse indicador será um dos primeiros a mostrar se a demanda por suporte é maior do que a disponibilidade para resolvê-los.
Turnover
Interessante citar este indicador, pois ele é algo básico e que ainda sim pode ser fundamental em qualquer área, inclusive na logística.
Ele ajuda a medir a rotatividade dos funcionários dentro da empresa, e assim indica se há, de fato, um problema na gestão, impactando financeira e operacionalmente, já que isso pode influenciar diretamente no cumprimento de prazos.
4 → Como definir os indicadores corretos para sua operação
Quando falamos sobre indicadores, estamos falando sobre ferramentas que impulsionam a eficiência da empresa de forma eficiente, mas que também precisam ser analisadas antes de tudo.
Cada negócio é um negócio, cada empresa é uma empresa e cada uma delas tem uma necessidade específica e um problema a ser resolvido.
Isso só é definido após os gestores e todos os responsáveis pela administração entenderem, juntos, o que mais precisam.
O tamanho do negócio não importa. Se é varejo, se é uma franquia de alta distribuição, se é grande ou pequena. Indicadores ajudam todo tipo de negócio, desde que escolhidos com sabedoria.
E não pense que é um bicho de sete cabeças fazer isso, pelo contrário, só precisa de calma para não investir em ferramentas que talvez naquele momento sejam muito mais do que realmente precisa, ou ainda deixar faltar uma essencial.
Olhe para o seu negócio e veja atualmente qual sua maior dificuldade na hora de gerir as operações.
Sua empresa está com um baixo nível de satisfação do cliente? Talvez careça de indicadores que meçam a eficiência de entrega.
Já percebeu que seu maior problema é o percurso pelo qual a maior parte dos motoristas precisam passar para chegar ao destino final? Quem sabe um TMS e seus indicadores voltados para o transporte não sejam exatamente o que precisa para que as entregas sejam realizadas sem problemas.
E se o problema estiver ali mesmo no pátio, antes do despacho das mercadorias? Então os indicadores de um YMS ou de um WMS podem tirar você do sufoco.
As opções são várias, mas só quem pode definir é o time responsável pela gestão, olhando o negócio como um todo.
Após identificar as principais lacunas do seu negócio, é bom ter essas perguntas como base para escolher qual o melhor sistema para lhe ajudar, já que a quantidade deles no mercado é bem grande.
- Quanto custará?
- Em quanto tempo terei um retorno e isso está dentro da minha expectativa?
- O serviço oferece suporte técnico?
- Há um treinamento que minha equipe deva fazer para utilizar o sistema?
- Quanto tempo levará a implementação?;
- É possível customizar o sistema de acordo com meu negócio?
5 → Como interpretar os indicadores de logística
Interpretar os indicadores logísticos pode ser uma tarefa simples, desde que haja um entendimento sobre o próprio negócio.
Por exemplo, em um YMS, muitas vezes temos indicadores que mostram as atividades realizadas em cada doca.
Vamos supor que seu negócio esteja com problemas para fazer determinadas entregas e as reclamações andam sendo algo constante, embora as vendas continuem saindo e financeiramente ainda não tenha tido um impacto significativo.
Em um primeiro momento, pode-se pensar que é um problema no transporte, seja com alguns veículos, motoristas ou mesmo com o roteiro de entregas.
Agora vamos supor que dentre as 36 docas que seu pátio possui, todas, com exceção da 34, mantém um fluxo de atividades em uma média, enquanto o da doca 34 permanece bem abaixo dos demais.
Com esses dados nas mãos, toda a visão sobre um problema pode mudar e se tornar mais assertiva.
Nesse caso, as entregas não são o real problema, são apenas o final dele, mas seu começo pode estar justamente na doca 34, onde as operações podem estar atrasando por inúmeros motivos que agora que já se sabe onde inicia o problema, poderão ser identificados e resolvidos.
Percebe? Na logística isso é mais comum do que imagina, muitas empresas possuem problemas internos que com alguns dados mais precisos já podem ser identificados e evitam gastos desnecessários.
6 → Como criar um painel de indicadores para sua operação
Uma boa estratégia é importante para saber como aplicar da melhor forma os indicadores dentro das suas operações.
Segundo Renato Vieira, Diretor de Produtos da Trackage, uma coisa que faz muito bem é dividir os indicadores em duas categorias: indicadores operacionais e indicadores de gestão.
Operação
Na operação, nós precisamos avaliar coisas pontuais e na maior parte das vezes, diárias.
Em uma corrida, por exemplo, as informações obtidas pela equipe que está no cockpit se assemelham aos indicadores operacionais, pois mostram dados daquela corrida, daquele momento, dados que precisam ser processados e problemas que precisam ser resolvidos sem demora.
Gestão
Já nos indicadores de gestão, há toda uma visão muito mais ampla do negócio e dos dados obtidos sobre as operações.
Ainda usando a analogia da corrida, seria como medir a relação entre o número de corridas realizadas pelo piloto na temporada e suas vitórias, seu desempenho em um período estabelecido ou o quanto faltou para alcançar sua meta naquele campeonato.
São dados que não necessariamente precisam levar muito tempo para serem analisados ou obtidos, mas que não possuem uma urgência tão grande e também trazem um entendimento muito maior sobre o negócio inteiro, e não apenas sobre operação A ou B.
Tendo isso em mente, fica mais fácil de entender que não faz sentido disponibilizar indicadores de gestão para os responsáveis pelas operações, são dados que não terão grande influência em suas atividades diárias e ainda irão poluir o painel sem necessidade.
Na logística, a objetividade e a praticidade são nossas melhores amigas.
Conclusão
Cada sistema de gestão apresenta determinados indicadores, seja um YMS, um TMS ou WMS, e de um para o outro, a nomenclatura desses indicadores pode variar um pouco, não sendo exatamente os nomes mencionados aqui, mas seus conceitos são os mesmos.
Nesse artigo, entendemos que os indicadores são muito mais do que apenas métricas e números, eles mostram a saúde do seu negócio, o quanto ele ainda precisa evoluir e principalmente onde ele precisa.
