O YMS, ou como é conhecido no Brasil, Sistema de Gestão de Pátio, é uma ferramenta usada por gestores para poder monitorar e controlar todas as operações e atividades que ocorrem dentro do pátio.
O gerenciamento das docas, a portaria, o direcionamento dos veículos dentro do pátio, absolutamente tudo que ocorre dentro desse espaço é monitorado e registrado pelo sistema, dando ao gestor um controle e uma visibilidade sobre todas as suas operações e dando a ele um poder de decisão mais claro, baseado em dados.
Nesse artigo, você entenderá o que é o YMS, suas principais características e também conhecerá os 7 benefícios do YMS dentro da gestão de pátio.
1 → O que é um YMS
Antes de falarmos sobre os benefícios práticos que o YMS traz para sua gestão, é bom relembrarmos algo que já falamos em outro artigo: o que, de fato, é um YMS?
De forma resumida, podemos dizer que o YMS (Yard Management System, ou em português, Sistema de Gestão de Pátio) é uma ferramenta que tem como objetivo auxiliar a sua gestão de pátio e todos os processos ligados a ela, como:
- agendamento de docas;
- movimentação e direcionamento de veículos para as docas;
- portaria do pátio;
- despacho das mercadorias;
- a conferência de documentos;
- localizar ativos dentro do pátio (qualquer bem físico como máquinas e equipamentos);
- gerar relatórios;
- apontar métricas e médias de tempo de permanência dos veículos e motoristas no pátio;
Como identificar se um YMS é bom?
Em um mercado tecnológico onde o que não falta são opções de produtos, escolher qual atende melhor a necessidade do seu negócio, pode ser difícil se não tiver um norte definido.
Por isso, antes de mais nada é essencial entender seu próprio negócio e o que ele mais precisa naquele momento.
Falamos um pouco sobre isso no capítulo 4 deste artigo, onde citamos as principais necessidades que as empresas têm em uma gestão de pátio.
Após isso, é importante levar em conta algumas características técnicas que fazem um YMS ser eficiente ao cumprir aquilo que propõe:
Ser 100% online
Hospedagem de dados na nuvem é algo já conhecido na informática, mas que dentro da logística chegou não faz tanto tempo.
Consiste basicamente em sistemas que funcionam enviando e recebendo dados pela internet, sem a necessidade de servidores (isto é, computadores físicos) dentro da empresa, que sejam extremamente avançados e com um grande espaço de armazenamento.
Das inúmeras vantagens que isso traz ao seu negócio, a principal delas é não perder todos os dados coletados ao longo do seu uso, por problemas técnicos como queima de equipamentos, quedas de energia e coisas do tipo.
São os dados das suas operações seguros e disponíveis para acessar a qualquer momento.
Permitir integração com outros MS
Assim como o YMS, existem outros Management System’s (ou MS) dentro da logística, como TMS e WMS, que explicaremos mais adiante nesse artigo.
Agora, o que você precisa saber é que um YMS competente precisa ter a possibilidade de ser integrado a esses outros sistemas (geralmente com o auxílio de um ERP), para que todos sejam aproveitados em sua máxima capacidade e eficiência, compartilhando dados e informações úteis de forma automatizada.
Automatizar processos manuais
Aquela espera pela resposta de um e-mail, uma ligação ou a entrega de uma documentação necessária para liberar uma carga no pátio.
Essas são atividades manuais que ainda ocorrem em muitos pátios pelo país.
O tempo de demora que ocorre em cada um desses processos ao fim de um dia de trabalho, representam um mau aproveitamento de tempo que quando eliminado com a ajuda de um YMS, no fim de um mês inteiro ou ainda de um semestre, impactam diretamente na economia de uma empresa.
O YMS automatiza todas essas atividades, já que desde a emissão e o recebimento de documentos, até a liberação de um veículo aguardando na portaria, são automatizados por ele.
2 → O que é Gestão de Pátio
É bom também entendermos o que é a tão falada Gestão de Pátio dentro da logística, na qual o YMS interfere diretamente.
A gestão de pátio é a administração e o controle de tudo que envolve as atividades dentro de um pátio logístico.
As atividades de carga e descarga de mercadorias, a organização dos locais usados para armazenamento de materiais e até mesmo o transporte dos produtos estão ligados à gestão de pátio.
E o que é o pátio, afinal?
O pátio é o local físico por onde circulam os veículos responsáveis pela coleta e entrega de mercadorias.
É nele que ocorrem as atividades de movimentação e direcionamento para as docas, além de ser o local onde acontecem as operações de carga e descarga.
Tendo isso em mente, podemos compreender que a gestão de pátio é o gerenciamento, tanto operacional, quanto administrativo deste local físico, organizando e integrando todos os processos.
3 → Diferenças entre YMS, TMS e WMS
Agora pouco falamos sobre uma característica importante que todo YMS deve possuir: a possibilidade de integrá-lo com outros sistemas de gerenciamento.
E qual a diferença entre eles?
Aqui no blog, nós temos um dicionário voltado para a logística que é atualizado quinzenalmente. Nele, encontramos a seguinte definição sobre esses Management Systems.
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TMS → Podemos definir o TMS como o software de gestão e organização dos transportes, suprindo todas as necessidades associadas a eles.
WMS → O Sistema de Gerenciamento de Armazéns melhora a gestão e controle das tarefas a serem desempenhadas pela equipe, fazendo com que toda a operação seja melhor aproveitada, gerando mais economia de tempo e de recursos.
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Sabendo disso, algumas diferenças ficam bem claras para nós ao compararmos esses dois softwares com o YMS.
Enquanto o TMS faz a gestão de transporte, sendo fundamental para a cadeia logística, o WMS, por sua vez, gerencia todo o armazenamento de mercadorias e suprimentos localizados no estoque.
Já o YMS, como já vimos anteriormente, cuida da logística do pátio, estando muito ligado aos veículos, docas e operações de carga e descarga.
Certo, mas então surge aquela dúvida: para que integrá-los?
Embora o transporte de mercadorias seja quase sempre visto como o percurso que o motorista faz do ponto A ao B, ele inicia justamente no pátio.
Da mesma forma, embora a gestão de pátio não cuide especificamente do armazém, ele também tem influência no fluxo logístico do pátio, já que é do estoque que muitas mercadorias são retiradas antes de irem para algum caminhão em uma operação de carga.
Percebe? Ter softwares de gestões diferentes integrados fazem com que toda essa cadeia logística seja algo orgânico e completamente automatizado, melhorando não apenas um, mas todos os processos e excluindo a necessidade de ter um banco de dados para cada um deles.
4 → Benefícios do YMS na gestão de pátio
I – Otimização de agendamento
Em uma operação de carga ou descarga, existem inúmeros documentos relacionados que precisam ser emitidos e posteriormente, conferidos. E isso para cada pedido gerado.
Agora, imagine em uma transportadora cuja frota é enorme.
O gerenciamento disso tudo, por mais organizado que seja, dificilmente terá uma eficiência assertiva e livre de gargalos.
É aí que a automação de um YMS entra em jogo.
Segundo Fabrízzio Nardi (Key Account Manager), no Maestro, o YMS da Trackage, o agendamento automatizado permite que um gestor de pátio possa, por exemplo, visualizar a dashboard e entender que na segunda-feira ele já tem vários agendamentos marcados e na terça de manhã não, dando uma visibilidade completa e uma possibilidade de movimentar essas entregas e coletas de um jeito flexível.
II – Identificação e resolução de gargalos
É comum termos os famosos “gargalos” dentro da gestão de pátio.
Gargalos podem ser definidos como buracos dentro da sua operação ou administração, onde é perdido dinheiro e tempo por conta de ineficiência de operações e processos.
E como o YMS resolve isso?
Com a automatização dos processos, como por exemplo o calendário de agendamento, a economia de tempo gerada por isso evita as temidas filas de caminhões do lado de fora do pátio, onde geralmente ocorrem grandes prejuízos como multas por permanência excessiva dos motoristas, atrasos de entrega, entre outros.
Além disso, também temos os gargalos internos, aqueles ali do pátio mesmo.
Com a visibilidade que o YMS dá para você em tempo real, você identifica que docas estão disponíveis para realocar um veículo por conta de algum problema repentino, sem perder um tempo que certamente seria desperdiçado em uma resolução manual.
III – Controle de tempo de carga e descarga
No YMS é possível controlar e monitorar o tempo de carga e descarga de cada veículo e doca.
Tudo isso é documentado em tempo real na dashboard do software, gerando estatísticas e estabelecendo parâmetros para identificar que motorista passa mais tempo nas operações de carga, que transportadora toma mais tempo na descarga, que doca tem uma média de tempo de utilização maior do que as demais (e assim poder saber qual o problema com essa doca), entre tantos outros indicadores que ajudam a monitorar e aperfeiçoar as operações.
IV – Previsibilidade na erradicação das filas e atrasos
Com o YMS, você consegue prever como já conferimos mais acima, os horários de entregas e coletas, tanto pela funcionalidade de agendamento de carga e descarga, como pelo rastreio do motorista que estiver em percurso, geralmente com o aplicativo do YMS conectado ao seu celular.
Isso tudo fornece uma previsão de que horas determinado veículo estará na portaria, erradicando de vez as filas de caminhões do lado de fora, eliminando a produção excessiva de CO2 com o veículo ligado e também evitando os atrasos para os clientes, fidelizando e aumentando o alcance de sua marca pela qualidade do serviço.
V – Localização, comunicação e orientação aos motoristas
Não podemos esquecer um dos principais personagens dentro da logística de pátio: nossos motoristas!
Uma grande vantagem no uso de um YMS é poder localizar o motorista através do aplicativo instalado em seu celular.
E é uma via de mão dupla, já que a utilidade não está apenas para quem fica na torre de controle do YMS monitorando os agendamentos, mas também para o motorista que está na estrada e depende da geolocalização para se guiar, além de ter à sua disposição a praticidade no que diz respeito aos documentos.
É muito comum em uma gestão completamente manual, o motorista precisar ficar parado na portaria aguardando sua transportadora acertar detalhes da conferência de documentos com o responsável por verificar isso.
Sem contar que esse ou qualquer outro atraso de qualquer tipo (como por exemplo as filas de caminhões do lado de fora), não trazem prejuízo apenas para as transportadoras e para os centros de distribuição, mas também para o motorista!
Isso porque o tempo que ele fica parado ali (que pode chegar a mais de quatro horas em alguns casos), é um tempo que poderia ter sido aproveitado para fazer outra entrega, caso a primeira já tivesse sido feita.
Fora isso, desde que o motorista faça uso do YMS em seu celular, sua comunicação com a transportadora estará disponível sempre que ele precisar, seja para orientação ou para certificar-se de que tudo está preparado para sua chegada ao centro de distribuição, ou ao ponto final de entrega.
VI – Controle dos indicadores de pátio
Todo YMS possui uma dashboard, isto é, um quadro digital com estatísticas geradas em tempo real, através da coleta de informações.
Esses dados mostrados na dashboard do aplicativo são os chamados KPI’s, Key Performance Indicator (em português, Indicadores chave de performance).
Você pode ler um artigo bem mais detalhado sobre como esses KPI’s se encaixam na logística, aqui, mas em resumo podemos dizer que cada indicador é um dado construído por informações coletadas em diversas partes da gestão de pátio.
Quando um motorista tem seu veículo estacionado em uma doca e a operação de carga ou descarga começa, essa informação alimenta um KPI voltado para ela.
Quando um motorista aguarda na portaria a liberação de entrada, ele automaticamente alimenta por um tempo o KPI responsável por identificar quantos veículos aguardam na portaria.
Tudo é feito de forma intuitiva e automatizada.
Os principais indicadores de pátio que um YMS costuma ter:
- número de agendamentos;
- número de check-ins e check outs por período;
- tempo médio de um veículo, por etapa, no pátio;
- produtividade por doca;
- produtividade por equipe;
- localização de ativos e veículos no pátio;
- desempenho por transportadora;
- ranking de permanência no pátio por transportadora;
- ranking de permanência na portaria;
Com esses indicadores, todos os problemas operacionais podem ser identificados e resolvidos com assertividade, sem o gestor precisar correr contra o tempo por ter demorado demais para achá-lo.
VII – Estabilidade no fluxo de recebimento e expedição
Outro diferencial ao se usar um YMS na sua gestão de pátio é a maior estabilidade ao receber e também ao despachar mercadorias.
É claro que se formos falar especificamente do processo de despacho de um armazém, entraremos mais a fundo nesse tipo de gestão onde o software responsável é o WMS, mas a questão é que o YMS também auxilia nessa parte.
Essa ponte entre a saída (despacho) da mercadoria do armazém e sua entrada na operação de carga é feita pelo YMS, que se integrado ao WMS utilizado pela empresa, já automatiza essa transição.
Conclusão
Como vimos nesse artigo, a gestão de todas as etapas e processos que fazem parte de um pátio logístico, são controladas por um YMS, o software que mais tem chamado a atenção dos gestores de pátio atualmente.
Esse controle de todos os dados e a economia que isso proporciona para todos os envolvidos, é o principal diferencial dessa ferramenta, principalmente se analisarmos isso anualmente, ao colocarmos as metas traçadas na mesa.
O uso do YMS e de muitos outros Management Systems dentro da logística, definitivamente é o ponto fora da curva, dentro de uma área cuja complexidade sempre precisou de algo que tornasse os processos mais práticos para todo mundo.
