A integração de sistemas logísticos é algo comum no cenário atual, o que não significa que deva ser feito de qualquer forma.
Existem incontáveis benefícios como os dez maiores que listamos nesse artigo, assim como as diretrizes a seguir para integrar da maneira correta os tantos recursos tecnológicos que o setor possui hoje, à nossa disposição.
Entenda como isso pode ser feito e quais os benefícios da integração, aqui neste artigo.
1 → Em que consiste a integração de sistemas na logística
A integração de sistemas logísticos envolve o uso de tecnologias que permitem a troca de informações e o compartilhamento de dados entre diferentes sistemas e aplicativos utilizados em uma cadeia de suprimentos.
Essa integração é facilitada por meio de três principais recursos: o banco de dados, a troca e compartilhamento de arquivos eletrônicos (EDI) e as interfaces de programação de aplicativos (API).
Banco de dados
O banco de dados é o repositório central de informações, onde os dados são armazenados e organizados de forma estruturada.
Com ele, é possível acessar informações relevantes sobre produtos, estoques, clientes, fornecedores, entre outros elementos-chave da cadeia de suprimentos.
Uma das vantagens de utilizar um banco de dados na integração de sistemas logísticos é o fim da duplicação de dados. Com um repositório centralizado, os diferentes sistemas podem acessar as informações de forma consistente e atualizada.
Isso evita inconsistências e erros decorrentes de múltiplas versões dos dados em diferentes sistemas.
No entanto, é importante destacar que a integração de sistemas por meio de um banco de dados requer um planejamento cuidadoso e uma estrutura de dados bem projetada.
É necessário definir os campos e as relações de dados de forma adequada, levando em consideração os requisitos específicos da cadeia de suprimentos e dos sistemas envolvidos.
Troca e compartilhamento de arquivos eletrônicos (EDI)
A troca e compartilhamento de arquivos eletrônicos (EDI) é uma prática que permite a transferência de dados de forma padronizada entre sistemas diferentes.
Essa troca ocorre por meio de documentos eletrônicos, evitando a necessidade de intervenção manual e reduzindo erros e retrabalhos, sendo um dos recursos essenciais para a integração de sistemas logísticos.
Essa prática permite a transferência de informações e documentos de forma padronizada e automatizada entre diferentes sistemas, sem a necessidade de intervenção manual.
O EDI é baseado em um conjunto de padrões e formatos de dados acordados entre as partes envolvidas na troca de informações. Esses padrões definem a estrutura e o conteúdo dos arquivos eletrônicos, permitindo que os sistemas interpretem e processem os dados corretamente.
Um grande benefício do EDI é o fim da necessidade de comunicação baseada em papel e de intervenção manual na troca de informações, reduzindo erros e o tempo necessário para a conclusão das transações, aumentando a eficiência dos processos logísticos.
Interfaces de programação de aplicativos (API)
Com a modernização da logística, graças ao surgimento dos sistemas de gestão, você certamente já deve ter ouvido falar do termo API.
As Interfaces de Programação de Aplicativos (APIs) desempenham um importante papel na integração de sistemas logísticos.
Elas são conjuntos de regras e protocolos que permitem a comunicação e o intercâmbio de dados entre diferentes sistemas de software.
Na logística, as APIs são utilizadas para facilitar a integração entre os sistemas utilizados em toda a cadeia de suprimentos, como sistemas de gerenciamento de estoque, sistemas de transporte, sistemas de gerenciamento de pedidos, entre outros.
Essas interfaces permitem que os sistemas troquem informações de maneira eficiente e automatizada, facilitando a coordenação e a sincronização das operações logísticas.
Um exemplo de uma interface eficaz já com o conceito de integração entre sistemas bem aplicado é o Trackage Connect, a plataforma da Trackage que integra diversas soluções tecnológicas de forma centralizada e prática.
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2 → Benefícios da integração de sistemas logísticos
- Visibilidade completa de ponta a ponta
Visibilidade completa significa ter uma visão clara e em tempo real de todas as etapas e processos envolvidos, desde a origem até o destino final dos produtos.
A visibilidade completa de ponta a ponta oferece uma compreensão detalhada de todas as atividades logísticas, incluindo aquisição de materiais, produção, armazenamento, transporte e entrega.
Ela permite rastrear e monitorar o fluxo de produtos e informações em tempo real, proporcionando uma compreensão precisa do status e do desempenho de cada etapa da cadeia.
- Centralização e segurança de dados
Ao consolidar os dados de diferentes sistemas em uma única plataforma integrada, as empresas podem obter maior controle sobre as informações e garantir a sua segurança.
A centralização de dados proporciona uma visão unificada e consistente de todas as informações logísticas. Em vez de ter dados dispersos em vários sistemas e locais, a integração permite reunir essas informações em um único repositório central.
Isso facilita o acesso e a análise dos dados, proporcionando um entendimento mais fácil dos processos logísticos.
No que diz respeito à segurança dos dados, a integração entre sistemas logísticos permite implementar medidas de proteção adequadas.
Ao ter um controle centralizado sobre os dados, as empresas podem aplicar políticas de segurança consistentes, como criptografia, controle de acesso e monitoramento de atividades.
Isso reduz os riscos de violação de dados e aumenta a proteção das informações confidenciais, como dados de clientes, detalhes de remessas e informações de inventário.
- Gestão em tempo real
Com a integração adequada, as empresas podem monitorar e gerenciar suas operações logísticas em tempo real, o que oferece várias vantagens significativas.
Em primeiro lugar, a gestão em tempo real permite que as empresas acompanhem o status das operações logísticas instantaneamente.
Isso significa que elas podem obter informações atualizadas sobre o estoque disponível, o progresso das remessas, o desempenho dos fornecedores e outros dados relevantes.
Com uma visão em tempo real, as empresas também podem tomar decisões mais rápidas e informadas, reagindo prontamente a quaisquer problemas ou mudanças na cadeia de suprimentos.
- Agilidade na tomada de decisões
A agilidade na tomada de decisões é fundamental para responder rapidamente a mudanças no ambiente de negócios e na cadeia de suprimentos.
Por exemplo, se houver uma alteração na demanda do produto, a integração entre sistemas permitirá que os gestores identifiquem imediatamente a necessidade de ajustar a produção, a distribuição ou os níveis de estoque.
Com as informações disponíveis em tempo real, as decisões podem ser tomadas com agilidade para responder a essas mudanças.
A agilidade na tomada de decisões também é essencial para lidar com situações de emergência ou imprevistos na cadeia de suprimentos.
Com a integração entre sistemas logísticos, as empresas podem receber alertas automáticos sobre problemas como atrasos na entrega, falhas na produção ou rupturas de estoque.
Esses alertas permitem que os gestores ajam rapidamente, tomando decisões imediatas para minimizar os impactos dessas situações e encontrar soluções alternativas.
- Redução de custos
Aqui estão algumas maneiras pelas quais a integração entre sistemas logísticos pode ajudar a alcançar essa redução de custos:
- Eliminação de tarefas manuais e redundantes: a sincronização automática de dados entre sistemas evita a necessidade de inserir informações repetidamente em diferentes sistemas, reduzindo erros e economizando tempo da equipe. Isso traz maior eficiência e redução de custos associados a tarefas administrativas.
- Otimização de rotas e transporte: com acesso às informações atualizadas, as empresas podem otimizar a roteirização e o planejamento de transporte, reduzindo os custos associados ao tempo de viagem, combustível e uso de recursos. A otimização de rotas e a coordenação de remessas podem reduzir o número de viagens vazias ou desnecessárias, resultando em economia de custos significativa.
- Melhor gestão de estoque: o acesso em tempo real às informações de estoque, faz com que as empresas possam ajustar os níveis de estoque com base na demanda atual, evitando o acúmulo de produtos desnecessários ou a perda de vendas devido à falta de estoque. Dessa forma, ocorre uma gestão de estoque mais eficiente e redução de custos associados a produtos obsoletos, armazenamento excessivo e desperdício.
- Melhoria na gestão de fornecedores: a integração entre sistemas logísticos permite um melhor relacionamento e comunicação com os fornecedores. A troca de informações em tempo real sobre demanda, estoque e requisitos de entrega ajuda a otimizar a cadeia de suprimentos e negociar acordos mais vantajosos com os fornecedores. Com uma gestão mais eficiente dos fornecedores, as empresas podem reduzir custos associados a atrasos, erros de pedidos e retrabalho, além de obter preços mais competitivos e condições de pagamento favoráveis.
- Redução de erros e retrabalho: ao automatizar e padronizar os fluxos de trabalho, as empresas podem reduzir erros, como pedidos incorretos, remessas erradas ou falhas de comunicação com clientes e fornecedores. Há então uma redução dos custos associados a retrabalho, devoluções e insatisfação do cliente.
- Melhoria na comunicação
A integração entre sistemas logísticos permite que as informações sejam compartilhadas de forma contínua e em tempo real entre os diversos envolvidos, como fornecedores, transportadoras, equipes internas e clientes.
Isso elimina a necessidade de comunicação manual, como ligações telefônicas, e-mails ou fax, que são propensos a erros, atrasos e perdas de informação.
Os dados são transmitidos de forma automatizada e padronizada, garantindo que todas as partes interessadas tenham acesso às informações corretas e atualizadas, melhorando também a precisão e a confiabilidade das informações, evitando mal-entendidos e retrabalho causados por informações desatualizadas ou imprecisas.
- Aumento da produtividade
Um grande benefício da integração de sistemas é a automação de muitos processos manuais e repetitivos, o que leva a um aumento significativo da produtividade.
Ao eliminar tarefas administrativas demoradas e propensas a erros, os funcionários podem se concentrar em atividades de maior valor agregado.
Essa integração também permite a troca rápida e precisa de informações, evitando atrasos e gargalos na execução das tarefas logísticas. Isso resulta em processos mais eficientes e uma maior capacidade de realizar mais trabalho em menos tempo.
- Integração entre setores
Como oitavo benefício da nossa lista, temos a integração entre os setores que traz a conexão e colaboração entre diferentes setores da empresa, como vendas, estoque, transporte e atendimento ao cliente.
A troca de informações em tempo real e o compartilhamento de dados relevantes, leva os setores a um trabalho mais harmonioso e coordenado.
Isso melhora a eficiência dos processos logísticos, evita erros de comunicação e retrabalho, e permite que a empresa atenda às demandas dos clientes de maneira mais eficaz.
- Maior segurança de cargas e pessoas
A integração entre sistemas logísticos contribui para uma maior segurança de cargas e pessoas ao longo da cadeia de suprimentos.
Com a rastreabilidade e monitoramento em tempo real fornecidos pela integração, as empresas podem acompanhar a localização e o status das cargas em trânsito.
Roubos, perdas e danos às mercadorias são evitados dessa forma, garantindo uma maior segurança para as cargas transportadas.
A Integração também permite o acesso a informações sobre regulamentações e requisitos de segurança, garantindo a conformidade e a proteção dos funcionários envolvidos nas operações logísticas.
- Melhor experiência para clientes
A integração entre sistemas logísticos resulta em uma melhor experiência para os clientes.
Com informações precisas e atualizadas sobre o status dos pedidos, os clientes podem rastrear seus produtos em tempo real e receber atualizações sobre prazos de entrega.
Há aumento da transparência e da confiança do cliente, proporcionando uma experiência de compra mais satisfatória.
Além disso, a integração entre sistemas permite um atendimento ao cliente mais eficiente e personalizado, com acesso rápido a informações relevantes sobre produtos, estoque e histórico de compras.
Ocorre assim, uma melhoria na qualidade do serviço ao cliente e um fortalecimento na relação entre a empresa e seus clientes.
3 → Como integrar os sistemas de forma eficiente
Para integrar os sistemas de forma eficiente, é necessário seguir algumas diretrizes importantes.
Em primeiro lugar, é fundamental realizar uma análise detalhada dos sistemas existentes na empresa e identificar as necessidades de integração.
Isso envolve entender como os sistemas atuais se comunicam (ou não) entre si e quais são os principais pontos de integração necessários para melhorar a eficiência logística.
Em seguida, é recomendável buscar soluções tecnológicas que permitam a integração dos sistemas de forma eficiente.
Isso pode envolver o uso de APIs (Interfaces de Programação de Aplicativos), que permitem a troca de dados entre diferentes sistemas de forma padronizada e automatizada. A adoção de sistemas de gerenciamento integrados (como ERPs) pode facilitar a integração e fornecer uma visão unificada das operações logísticas.
Outro aspecto importante é garantir a compatibilidade e a comunicação eficiente dos sistemas a serem integrados. Significa que os sistemas devem ser capazes de se comunicar e trocar informações de forma clara, independentemente da plataforma ou linguagem de programação utilizada.
É fundamental garantir a conformidade dos padrões e protocolos de comunicação para facilitar a troca de dados entre os sistemas.
É igualmente importante estabelecer um plano de implementação claro e definir os recursos necessários para a integração dos sistemas. Isso pode envolver a alocação de pessoal especializado, o treinamento da equipe e a definição de prazos realistas para a conclusão do processo de integração.
Durante a implementação, é recomendável realizar testes rigorosos para verificar a integridade dos dados e garantir que a integração esteja ocorrendo de forma adequada.
Isso pode envolver a realização de testes de integração, simulações de cenários reais e revisões detalhadas dos dados transmitidos entre os sistemas.
Por fim, é importante monitorar e avaliar constantemente a integração dos sistemas para identificar possíveis problemas ou áreas de melhoria.
Nas palavras de Gabriel Hipolito, desenvolvedor e Techlead da Trackage, ter um registro de integração ajuda bastante na identificação de problemas e suas origens.
“Um outro ponto importante é a criação de um LOG de integração para cada uma das camadas. Por se tratar de uma integração de dois sistemas distintos, é comum ocorrer erros na comunicação, evitar os erros é uma tarefa complicada, que acaba se tornando mais complicada ainda quando trabalhamos no escuro, por isso a criação de um LOG de integração em ambos os lados, para que tenhamos visibilidade no que está acontecendo”, enfatiza Gabriel.
O acompanhamento regular permitirá ajustes e otimizações contínuas, garantindo a eficiência e o bom funcionamento dos sistemas integrados.
A integração de sistemas logísticos é uma necessidade real para empresas que buscam otimizar suas operações e permanecerem competitivas em um mercado.
No entanto, é fundamental abordar essa integração de forma eficiente e cuidadosa.
Isso implica em selecionar as soluções adequadas, considerar os requisitos específicos de cada sistema e garantir uma transição suave e livre de problemas.
Além disso, a colaboração e o envolvimento de todas as partes interessadas são essenciais para o sucesso da integração, garantindo a sincronização e a harmonia entre os diferentes sistemas envolvidos.
Como tudo que envolve tecnologia dentro da logística, o cuidado e o estudo de mercado são necessários, mas se bem feitos, tendem a gerar bons frutos para as empresas que optarem por abraçar essa evolução.
