Aqui no Blog já falamos sobre YMS (sistema de gestão de pátios), o WMS (Sistema de gestão de Armazém) e agora falaremos sobre esse outro componente importantíssimo dentro da logística: o TMS.
Podemos definir o TMS como o software de gestão e organização dos transportes, suprindo todas as necessidades associadas a eles.
E na prática? Como ele pode ajudar na gestão logística? É o que veremos nesse artigo.
1 → Por que devo usar um TMS?
Além do TMS gerenciar a frota de veículos, ele também te dá o controle de informações importantes relacionadas ao transporte, como: fretes, gestão de despacho, as entregas, rastreamento de cargas, custos, e vários outros aspectos.
A emissão de documentos necessários para o transporte de cargas, como CTe e MDFe também é feita por ele.
No TMS geralmente temos dashboards que possibilitam o monitoramento de todo tipo de informação relacionada ao transporte de cargas.
Não é de hoje que temos falado sobre a importância que um sistema de gerenciamento tem dentro da logística.
Se de um lado temos o YMS e o WMS otimizando a gestão de pátio e de armazém, agindo na organização das docas com competência, do outro, nós temos o TMS monitorando e otimizando uma das partes mais importantes da cadeia de suprimentos: o transporte.
2 → Como funciona?
Para entendermos melhor o funcionamento de um TMS, precisamos ter em mente que assim como os vários YMS, WMS e outros Management Systems da área da logística, algumas funcionalidades podem mudar de nome, variando de produto para produto.
Ainda sim, o objetivo das principais funções de um TMS é o mesmo, independente da empresa a qual ele faça parte.
Funcionalidades
Planejamento
Com um TMS nas mãos, é possível planejar melhor várias partes do processo logístico que é o transporte.
Um exemplo bem prático disso são as rotas.
Dependendo do TMS, é possível planejar e automatizar as rotas de entrega da sua frota de veículos, tudo de uma maneira estratégica e que logicamente faça sentido, dependendo de cada entrega e produto e considerando suas características e restrições, além de levar em conta dados geográficos para facilitar o acesso às áreas.
Também é feito o planejamento de volumes dos carregamentos.
Muito ligado ainda ao planejamento de rotas, com o TMS você pode usar o sistema para planejar melhor a distribuição dos produtos.
Isso ajuda na criação de rotas automáticas que tenham o objetivo de diminuir os custos de entrega, racionar o número de veículos utilizados e consequentemente eliminar gastos desnecessários com combustível e manutenção de caminhões.
Dentro do planejamento, entre tantas opções, também incluímos uma das mais importantes que é o cálculo dos fretes e taxas de transporte, já levando em conta os parâmetros de legislação e regras que precisam ser seguidas.
Curiosidade
É importante sabermos separar duas coisas: roteirizador e TMS.
Falamos aqui que o TMS ajuda sim na construção e automatização das rotas de transporte, mas ele não é um roteirizador.
Há diferenças entre esses dois tipos de sistemas.
O TMS é um sistema de gestão, e como tal, ele vai auxiliar em diversos segmentos que juntos formam o que conhecemos como transporte.
O roteirizador é um sistema completamente focado e restrito ao levantamento de inúmeros dados e na roteirização das entregas, sendo por consequência, mais eficiente nisso.
A diferença também costuma vir nos preços.
O roteirizador é uma ferramenta mais cara e mais utilizada por grandes indústrias cuja Last Mile (a última milha de entrega, ou seja, os pontos de vendas como o varejo) é bem mais intensa e numerosa (estamos falando de milhões de pontos de venda, como por exemplo uma grande empresa como a ambev).
Rastreabilidade e acompanhamento em tempo real
É de conhecimento de quem trabalha na área da logística, que o transporte é a parte que mais cobra o preço na hora de colocarmos tudo na ponta do lápis.
Cerca de 2/3 do custo logístico das empresas está estritamente relacionado ao transporte.
Com isso, entendemos que ter uma rastreabilidade e um acompanhamento em tempo real, minimiza as chances de custos além do que é previsto por não saber ao certo o que se passa com o veículo, o motorista e a carga.
Um caminhão que por motivos mecânicos precisa interromper o trajeto e aguardar na estrada o auxílio chegar, se não é rastreado em tempo real, corre-se o risco de prejudicar não apenas a entrega pelo atraso, mas também a mercadoria, já que dependendo do produto, o fator tempo é limitante.
A rastreabilidade não fica apenas a serviço da empresa que utiliza o TMS, mas também do cliente que ela está atendendo, possibilitando que ele rastreie aquela mercadoria que tanto está aguardando através do site da transportadora que contratou o TMS.
Emissão e controle da documentação
Todos os documentos que precisam estar de acordo com a legislação e também aqueles referentes à mercadoria que está sendo levada, são emitidos e organizados de forma automática pelo sistema.
Além disso, a emissão de documentos necessários para o transporte de cargas, como CTe e MDFe também é feita por ele.
Dashboard de transporte
No TMS geralmente temos dashboards que possibilitam o monitoramento de todo tipo de informação relacionada ao transporte de cargas.
É comum encontrar informações importantes para essa etapa da cadeia de suprimentos, como:
- coletas em execução;
- entregas pendentes;
- embarques;
- entregas confirmadas;
- motoristas ativos;
- faturas em aberto.
3 → Vantagens competitivas
Otimização das vendas
Para as transportadoras que utilizam esse sistema de gestão, o TMS ajuda também na otimização das suas vendas.
Entre os vários módulos que o TMS possui, a gestão de vendas também costuma vir incluída.
Nela, é possível acompanhar que clientes estão sendo atendidos e calcular com facilidade a comissão dos vendedores, evitando erros que possam impactar no financeiro.
Controle financeiro
Sim, ainda que o foco do TMS seja a gestão de todas as etapas relacionadas ao transporte, em alguns TMS mais modernos, é possível fazer o controle financeiro da transportadora através dele.
Isso elimina, em alguns casos, o uso de um ERP apenas para isso.
S.a.a.S
O TMS, assim como alguns outros sistemas de gestão em sua grande maioria, costuma vir sob o modelo de distribuição S.a.a.S (Software as a Service).
Nessa forma de distribuição, o software é um serviço pago pelo cliente que resolveu adquirir o TMS, e toda a responsabilidade técnica fica a encargo da empresa que está disponibilizando o TMS.
Isso isenta você e seu negócio da necessidade de adquirir servidores robustos e maquinários de alto custo apenas para alocar o software na empresa.
Assim, a utilização dele e todo seu armazenamento de dados é feita online, necessitando apenas da internet para que tudo funcione corretamente e com segurança.
Integração
Assim como falamos no artigo sobre o WMS, a integração do TMS com outros sistemas de gestão, torna toda a cadeia de suprimentos mais produtiva, intuitiva e prática.
E isso se mostra nos ganhos a médio e longo prazo.
Percebemos que não apenas os gargalos são eliminados pela gestão automatizada de tantos processos, como também ocorre uma economia de tempo e consequentemente de dinheiro, já que a integração entre os sistemas faz com que tudo ocorra mais rápido e preciso.
4 → Diferenças de TMS: transportador e embarcador
Por fim, devemos lembrar que há dois tipos de TMS no mercado atualmente. Um deles é mais voltado ao transportador e o outro ao embarcador.
O que isso quer dizer?
O TMS transportador vai ter funcionalidades também voltadas ao administrativo do transporte e da empresa, muito comum no uso das transportadoras. Entre as funcionalidades, estão:
- faturamento;
- seguro da carga;
- emissão de documentos fiscais;
- gestão da frota;
- contratos de prestação de serviço;
- tabelas de frete.
Já o TMS embarcador, é para o gestor que precisa monitorar e ter um controle total do transporte da sua carga que não é feita por sua frota própria, e sim pelo uso de alguma transportadora.
Nesse modelo de TMS, algumas funções diferem do transportador, sendo mais adequadas:
- solicitação de ordem de serviço;
- cálculo automático de frete;
- contratação de transportadora;
- monitoramento de frete em tempo real;
- auditoria de frete;
- relatórios de desempenho.
Como sempre falamos, a digitalização da logística é um caminho promissor e sem volta para todos que trabalham e querem prosperar na área.
O uso de YMS, WMS, TMS e outros sistemas de gestão em conjunto com um ERP, torna a vida do seu negócio, algo muito mais prático e econômico.
É claro, um estudo de mercado deve ser feito antes de contratar alguma ferramenta, por melhor que ela possa parecer.
Antes de mais nada é necessário que você, acima de tudo, entenda a realidade do seu negócio.
Do que você precisa? Um TMS transportador? Um TMS embarcador? Um ERP?
Será que o melhor para sua empresa seria a unificação das principais ferramentas de gestão em um LMS?
São perguntas que você deve fazer e com a ajuda de profissionais que possam te orientar, chegar ao que melhor se adeque ao seu negócio.
