Dentro da gestão de um pátio logístico, o agendamento de carga e descarga é a etapa fundamental que interliga todos os processos que compõem a operação.
O agendamento tem como objetivo organizar todo o fluxo no pátio e impacta diretamente na performance da descarga de materiais e do carregamento de veículos que saem do pátio para seguir a rota de entrega.
Confira nesse post como ter um agendamento de carga e descarga eficiente, evitando perda de tempo e aumentando a produtividade da sua operação.
1 – O que é uma operação de carga e descarga
Quando falamos em carga, nos referimos à operação que consiste em abastecer um veículo com mercadorias destinadas à determinada área.
Já a descarga, consiste justamente no contrário: quando o motorista, que partiu de um ponto específico, chega ao ponto final para, literalmente, tirar do veículo as mercadorias carregadas e abastecer o local (como por exemplo, um armazém localizado nas docas) até que um cliente solicite a retirada dos produtos armazenados no estoque.
Essas duas operações nem sempre trabalham de forma unificada, é quando temos o cross-docking, em que não há armazenamento das mercadorias descarregadas na doca, pois elas já vão para lá com o pedido feito por um cliente, sendo transferidas direto para o carregamento, assim que chegam no lugar.
2 – Como funciona o agendamento de carga e descarga
De forma objetiva, o agendamento de carga e descarga é a ação de fornecedores, transportadoras ou operadores agendarem e reservarem as docas do pátio para operações de carregamento ou descarregamento, separando horários de entrega em locais onde esse serviço esteja livre.
O processo de carga e descarga exige um alto controle, já que toda a operação envolve dados que são fundamentais para proteger empresas, transportadoras e motoristas, como os tempos do motorista no pátio, na doca e seu horário de saída.
Dessa forma, o agendamento permite, por exemplo, priorizar os atendimentos dentro das docas e armazéns por ordem de chegada, bem como organizar os processos internos para que os motoristas saiam dentro do prazo estipulado.
O ideal, em um processo de agendamento de carga e descarga, é que exista a possibilidade de:
- Conferir e emitir documentos necessários para a operação;
- Ter visibilidade da disponibilidade das docas;
- Organizar a movimentação de caminhões na fila das docas;
- Evitar estacionamento de veículos sem cadastro no interior das unidades;
- Ter informações sobre os agendamentos (realizados, planejados, cancelados, etc);
- Permitir que as transportadoras agendem horário para carga;
- Ter uma previsão assertiva da chegada dos veículos.
Na prática, ter um processo de agendamento torna a entrada e saída de veículos mais dinâmica e livre das enormes filas do lado de fora.
Processo manual de agendamento
Nos modelos tradicionais, tudo é feito de forma manual por meio de canhotos, romaneios, papéis de check-in ou check-out, onde a dependência de cada operador é constante.
Nesse processo, o agendamento tem um custo e um tempo muito maior para ser feito, além de abrir margem para vários problemas.
Algumas características do processo manual de agendamento são:
- Necessidade de envio e checagem manual de telefonemas e e-mails a todo instante;
- Agendamentos feitos por telefone;
- Motoristas que dependem de outros profissionais para a emissão de notas fiscais das mercadorias, muitas vezes viajando sem tê-las no veículo e correndo riscos com a fiscalização;
- Falta de previsibilidade sobre a chegada dos caminhões nas docas;
- Necessidade constante de conferir e constatar se a carga descarregada na doca é da mesma transportadora que estava agendada;
- Tempo gasto com a busca de motoristas no pátio;
- Filas de caminhões na portaria, aguardando a liberação para as docas.
Processo de agendamento automatizado
Para as empresas que optam por contar com a tecnologia em suas operações, o agendamento funciona de forma automatizada a partir de um sistema de agendamento de carga e descarga, que pode ou não estar integrado a um YMS (Sistema de Gestão de Pátio), ou até mesmo por meio de planilhas mais robustas para o controle da atividade.
Esses tipos de ferramentas tornam a entrada e saída de veículos mais dinâmica, acelerando a operação e gerando eficiência para a gestão.
De forma prática, é possível agendar o melhor horário para a carga ou descarga, conferir quais docas estão disponíveis para a operação, antecipar documentos, entre outras funções para dar continuidade ao fluxo logístico, sem a dependência de processos manuais e/ou terceiros.
Dessa forma, algumas características do processo de agendamento automatizado incluem:
- Possibilidade da operação antecipar o tipo de veículo;
- Controle do melhor horário para carregar ou descarregar uma carga específica;
- Previsibilidade sobre qual doca é mais adequada para cada veículo ou carga;
- Melhor distribuição de equipamentos, equipes e recursos dentro da operação;
- Gestão e digitalização de documentos.
3 – Qual a importância de automatizar o agendamento
Dependendo da operação, em um pátio logístico podem existir diversas docas, galpões de mercadorias e operadores trabalhando de um lado para o outro.
Suponhamos que, ao contar com um processo de agendamento manual, a operação dependa de uma pessoa responsável pela conferência das docas, notificando quais estão reservadas, quais estão aguardando documentações serem emitidas, entre outras funções para dar continuidade ao fluxo logístico do pátio.
Ao comparar esse cenário com um processo de agendamento automatizado, é perceptível a eliminação de boa parte dessa dependência de terceiros.
Segundo Geovani Pereira de Carvalho, Especialista em Logística e Sales Development Representive da Trackage, um exemplo claro nesse contexto comparativo são as segundas-feiras, assim como os períodos de fechamento e pós-inventário, em que a tendência é que se tenham muitos caminhões do lado de fora da operação, gerando uma fila de espera enorme.
“O motorista sabe que se não estiver entre os primeiros da fila, terá que esperar até chegar a sua vez para carregar ou descarregar e, dependendo do tamanho da empresa, isso pode exceder o tempo previsto, levando até um dia inteiro e ocasionando um amontoado de veículos do lado de fora das empresas. Porém, se o agendamento for automatizado, é possível distribuir de forma equilibrada todas essas entregas, sem precisar lidar com filas e multas”, explica.
Entre as principais vantagens para a operação, um agendamento automatizado gera:
- Indicadores precisos para tomadas de decisões;
- Horários planejados de maneira automatizada conforme os agendamentos surjam;
- Redução de filas e aglomerações de veículos do lado de fora, evitando problemas com a legislação e com o meio ambiente;
- Redução drástica do trabalho manual;
- Maior produtividade das equipes de depósito, garantindo melhor gerenciamento de compromissos de doca e planejamento de recursos.
- Cumprimento de metas de recebimento;
- Possibilidade de realocação de equipes internas, em caso de ociosidade;
- Redução de horas extras desnecessárias;
- Redução de custos gerais e gastos com diárias de motoristas e multas;
- Boa sincronização da produção, garantindo que a cadeia de suprimentos funcione;
- Cumprimento dos prazos estipulados para os clientes;
- Emissão de documentos fiscais.
4 – Dicas para otimizar o agendamento de carga e descarga
Já ficou claro que um agendamento automatizado é fundamental para uma operação de carga e descarga, mas existem também algumas dicas e boas práticas que podem ajudar a otimizar e agilizar toda a operação e, consequentemente, impactar positivamente na eficiência do processo de agendamento.
Tenha uma equipe capacitada
A automatização do agendamento elimina uma boa parte do trabalho manual desnecessário, mas é importante continuar olhando para a equipe operacional como peça fundamental para o funcionamento de todo o fluxo logístico.
Por exemplo, capacitar o time para o uso de uma ferramenta de agendamento é uma forma de garantir que a solução seja usada da melhor forma, extraindo o máximo de sua funcionalidade.
Em resumo, oferecer treinamentos e orientações para os colaboradores, focados diretamente na operação de carga e descarga, e principalmente de forma periódica, faz com que eles se mantenham atualizados não apenas sobre as novas tecnologias, mas também sobre o processo em si.
Investir na especialização da equipe também permite que todos saibam um pouco de todos os processos que compõem a operação de carga e descarga.
Escolha o veículo certo
É importante ter a noção de que nem todo veículo foi feito para comportar todo tipo de mercadoria. Isso ocorre por diversos motivos, como espaço, condição de armazenamento, climatização adequada (dependendo do produto), entre outros.
Por isso é necessário escolher o veículo mais adequado da frota para garantir que não só a viagem seja tranquila e livre de problemas, como também que o produto chegue ao destino final nas mesmas condições em que saiu da doca.
Invista em uma torre de controle
As torres de controle dentro da logística são centrais de integração e inteligência de informações que têm como objetivo dar visibilidade completa sobre tudo que ocorre na logística da empresa, visando aumentar a eficiência da cadeia produtiva.
Por meio dela, é possível integrar diversas tecnologias, como:
- WMS (Sistema de Gestão de Armazém): que auxilia a controlar o estoque e organizar a distribuição interna do local, tornando essa etapa mais produtiva e ágil;
- YMS (Sistema de Gestão de Pátio): que além de auxiliar nas movimentações dentro do pátio e no gerenciamento de carga e descarga nas docas, também possui funcionalidades para agendamento.
- TMS (Sistema de Gestão de Transporte): que auxilia no gerenciamento e organização dos transportes e monitora todo o trajeto de um veículo do ponto A ao ponto B.
- ERP (Sistema de Gestão Empresarial): que centraliza todas as informações de todos os departamentos da empresa em um só lugar, tornando toda a gestão logística dos processos algo orgânico e de cooperação mútua.
Hoje, a ferramenta ganha destaque como diferencial competitivo no mercado logístico, pois com a visibilidade que ela gera é possível monitorar, controlar e mensurar tudo o que acontece nas inúmeras etapas que compõem uma operação, incluindo o agendamento, tendo dados e informações para corrigir desvios e otimizar todo o processo.
Conclusão
O controle de todo o fluxo dentro do pátio começa no agendamento de carga e descarga.
Quando implementado de forma automatizada, o processo de agendamento elimina problemas rotineiros, reduz custos e aumenta a produtividade, aproximando a empresa cada vez mais das metas anuais traçadas, além de trabalhar em conjunto com as demais áreas.
