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Agendamento de carga e descarga: transforme sua logística

Na cadeia de suprimentos, existem processos bem determinados para cumprir as etapas de produção, embalagem e distribuição de um produto. As duas pontas dessa cadeia sempre foram alvo de muita atenção do setor: os processos de fabricação e armazenamento, e do outro lado, o transporte, a qual envolve agendamento de carga e descarga.

Quem intermedia essas pontas – normalmente, operadores logísticos e centros de distribuição – acaba descobrindo um grande gargalo: os desafios e problemas que acontecem entre o armazém e a transportadora, e como essas pontas se conectam. Os gestores nessa posição gastam muito tempo respondendo a perguntas como:

  1. A que horas o caminhão chega na sede?
  2. Onde está o caminhão atrasado que marcou a hora mas não chegou?
  3. Como reduzir a fila de espera para entrada no pátio?
  4. Quanto tempo o motorista vai esperar até ser atendido?
  5. Para qual doca devo direcionar cada motorista?
  6. Como fazer para agilizar o processo de carga e descarga?

Esse esforço normalmente envolve trabalho manual, não tem processos padronizados e é realizado de acordo com a experiência do operador. Isso leva tempo, traz despesas desnecessárias (como multas pelo tempo de espera) e não coleta dados suficientes para melhorar a produtividade da operação. 

impactos negativos da gestão de pátios

O primeiro item da lista – saber quando cada motorista estará presente na sede para carga ou descarga – é o primeiro gargalo a ser resolvido. Esse artigo é para mostrar um jeito eficiente de implantar o agendamento, com custos baixos e muita eficiência.

Seu agendamento não funciona bem? 

A grande maioria das operações não trabalha com agendamento de carga e descarga. Alguns gestores criam alternativas, como uma equipe para atendimento via telefone (recebendo e aprovando ligações para agendamento de carga e descarga). Isso gera custos e nem sempre é eficaz, pois muitos motoristas se atrasam ou não conseguem cumprir o dia marcado.

As consequências da falta de agendamento incluem a desorganização nos pátios e no direcionamento do veículo para a doca, pois o controle de entrada e saída se torna mais difícil. Além disso, ainda que haja agendamento prévio por telefone ou e-mail, nos deparamos com situações em que gestores ou coordenadores precisam se deslocar até o pátio para saber se um carregamento foi efetuado ou se a carga da doca é da transportadora correta, entre outras questões. 

Em outras situações, o operador precisa telefonar para os motoristas e circular pelo pátio, procurando o veículo que está esperando sua vez. Boa parte do tempo é gasta localizando o motorista, enquanto se perde tempo com uma doca liberada que não está operacional. 

Com a falta de agendamento de carga e descarga, existe um outro problema de ineficiência: a portaria dos pátios e CDs (centros de distribuição). Como não há previsão de quando o caminhão chega ao CD nem a visibilidade de quantos estão em rota de chegada, aumenta a incerteza do operador e mais imprevistos podem acontecer. Se ao menos o operador soubesse que outros caminhões estariam chegando, poderia reorganizar o direcionamento das docas para motoristas que já estão presentes, mas infelizmente, ele não sabe.

O agendamento está ligado também ao tempo que leva a identificação do motorista, transportadora e veículo para ser dada a liberação de entrada. Enquanto isso, uma fila de caminhões aguarda para realização do mesmo processo manual de check in. É comum que a gestão disso tudo seja feita à mão, no papel ou em uma planilha – tem como ser mais ineficiente?

A alocação da doca correta é também relacionada ao agendamento, pois uma operação bem gerenciada é capaz de prever quando um motorista pode atracar em uma doca, e quanto tempo em média deve levar na carga ou descarga. Quem não agenda, precisa improvisar.

Na última etapa do processo, a fila de caminhões reaparece. Os motoristas se acumulam na saída dos CDs aguardando autorização e emissão de documentos fiscais. Pior ainda, em muitas vezes esse documento é enviado à transportadora por e-mail, e o motorista acaba trafegando sem um documento da carga que está transportando.

A falta de visibilidade em todo esse processo gera transtornos diários, que vão se acumulando em custos ao longo do mês e podem chegar a milhões de reais perdidos no ano.

A solução? Automatizar o agendamento.

Você deve ter reconhecido alguns dos problemas listados acima, e deve ter sua qualidade de vida reduzida por causa deles.

Isso acontece porque nos últimos dez anos, o crescimento do e-commerce e as novas práticas de compra e distribuição de produtos vêm pressionando a rotina dos operadores logísticos. Cada vez mais é preciso carregar e descarregar mais rápido, atendendo mais caminhões e escoando mais rápido a produção. 

por que a gestão de docas é essencial para a otimização logística

Nas décadas passadas, a informatização do setor de logística resolveu parte desse problema. Sistemas como o WMS e TMS (gestão de armazenamento e transporte, respectivamente) têm sido muito usados e continuam importantes a melhorar a eficiência de uma operação. Mas o meio do caminho, chamado de gestão de pátio (ou YMS, do Inglês Yard Management System), só vem evoluindo nos últimos anos. 

Essa é a solução do Trackage Maestro para o agendamento de cargas e processos correlatos:

  • Agendamento de carga e descarga: o motorista ou a própria transportadora pode agendar o dia e horário da operação, pois o CD divulga a programação de docas disponíveis. Basta inserir os dados da transportadora, caminhão e do motorista responsável.
  • Visibilidade e previsões: com acesso ao sistema, operadores podem rastrear a localização dos veículos e prever a chegada nos CDs (estimando se chegarão dentro do horário e o tempo previsto de atraso). Além disso, sabe-se de antemão o veículo e o motorista que o está conduzindo.
  • Check-in e portaria: o sistema de agendamento de carga e descarga permite agilidade na portaria e no processo de check-in. O motorista abre um app, insere a placa do veículo e seu nome – esses dados vão para a portaria, e o processo de liberação é feito automaticamente se todos os dados estiverem corretos. Isso evita filas imensas de caminhões esperando liberação e traz mais segurança ao processo.
  • Gestão de pátio e docas: a automação do processo permite visualizar dados em tempo real do que acontece nos pátios e docas. O aplicativo informa ao motorista a doca para a qual deve se dirigir. Isso otimiza todo o processo e evita tempo excessivo de espera e permanência dos motoristas nos CDs e pátios, além de otimizar a comunicação. Nas docas, torna-se possível medir o tempo de carregamento e descarregamento. Com a visualização da agenda das docas, pode-se agilizar processos de separação, conferência e outras atividades do armazém para otimizar a carga e descarga de caminhões.
  • Documentos fiscais: assim como na portaria para entrada, o motorista já é informado pelo aplicativo quando suas notas fiscais estão prontas e para onde se direcionar para retirada. Isso traz segurança para o próprio motorista, além de reduzir os tempos de espera e aglomerações desnecessárias para saída do CD. O sistema também traz painéis de indicadores, mostrando inclusive o tempo médio de espera dos motoristas por etapa.
app trackage maestro

O Maestro, sistema de agendamento de carga e descarga da Trackage, é responsável por 100% de visibilidade em cada etapa do seu processo logístico. Ele otimiza sua operação de modo a eliminar processos manuais e trazer mais segurança e confiabilidade aos seus dados. Com isso, ele se torna importante ferramenta para expandir a capacidade da sua operação.

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