O que é gestão de frotas e como otimizar

Quando falamos de gestão de frotas, logo vem à mente a imagem de caminhões na estrada. 

O pensamento não está de todo errado, mas devemos entender que gestão de frotas vai muito além de cuidar somente da parte mecânica dos veículos.

Existem processos complexos que implicam diretamente na economia de tempo e dinheiro na logística de transporte.

É por isso que hoje mostraremos 5 dicas para otimizar sua gestão de frotas!

---

1 → O que é gestão de frotas

Gestão de frotas é o processo de gerenciamento de uma frota de veículos utilizados por uma empresa ou organização. 

Isso envolve monitorar e controlar o uso desses veículos, bem como planejar e executar atividades relacionadas à manutenção, reparo e substituição da frota.

O objetivo da gestão de frotas é otimizar o seu desempenho, garantir a segurança dos motoristas e passageiros, reduzir custos operacionais e maximizar a eficiência do negócio.

Isso pode ser alcançado por meio da implementação de sistemas de monitoramento, manutenção preventiva, gerenciamento de combustível e uso de tecnologia avançada, como telemática e software de gestão de frotas como um TMS.

Além disso, a gestão de frotas também envolve o gerenciamento de motoristas, incluindo treinamento, monitoramento de desempenho e garantia de conformidade com as regulamentações de trânsito e segurança.

2 → Importância da gestão de frotas 

A gestão de frotas é importante por uma série de razões. Podemos começar falando sobre o controle de custos que pode ser alcançado com uma gestão de frotas eficiente, incluindo a economia com combustível, manutenção e reparos.

Logo após, temos a questão da segurança.

A gestão de frotas ajuda a melhorar a segurança nas estradas, monitorando o comportamento do motorista e tomando medidas para minimizar o risco de acidentes.

É claro que não podemos deixar de lado os fatores eficiência e conformidade.

A gestão de frotas ajuda a garantir a conformidade com regulamentações de segurança e meio ambiente, bem como com as políticas e procedimentos da empresa. Da mesma forma, ajuda a maximizar a eficiência da frota, garantindo que os veículos sejam usados de maneira adequada e que os motoristas sigam as rotas mais eficientes.

Por último, mas não menos importante, temos a melhoria de processos e a sustentabilidade.

A gestão de frotas pode ajudar a identificar e melhorar processos em toda a organização, incluindo logística e gerenciamento de inventário, além de reduzir o impacto ambiental da operação da frota, monitorando o consumo de combustível, minimizando o desperdício e adotando práticas de condução mais sustentáveis.

3 → Pilares da gestão de frotas 

Gestão de ativos

A gestão de frotas envolve o gerenciamento dos veículos e equipamentos que fazem parte da frota da empresa. Isso inclui não apenas os veículos em si, mas também peças de reposição, ferramentas, equipamentos de diagnóstico e outras ferramentas necessárias para manter e operar a frota.

A gestão de ativos dentro da gestão de frotas envolve o controle do ciclo de vida completo dos ativos, desde a aquisição até a disposição. Isso inclui:

• gerenciamento da manutenção preventiva e corretiva;
• programação de substituições de veículos e equipamentos;
• monitoramento do desempenho da frota.

Alguns dos principais objetivos da gestão de ativos na gestão de frotas incluem também a redução de custos operacionais e o aumento da eficiência da frota para maximizar a vida útil dos ativos.

Isso pode ser alcançado através da implementação de sistemas de monitoramento de ativos, manutenção preventiva programada, monitoramento do uso de combustível e do desempenho do motorista e utilização de ferramentas de análise de dados para identificar áreas de melhoria na gestão de ativos.

Além disso, a gestão de ativos também pode ajudar a garantir a conformidade com regulamentações de segurança e meio ambiente, bem como melhorar a segurança dos motoristas e passageiros, garantindo que os veículos estejam sempre em boas condições de operação.

Gestão de insumos 

A gestão de insumos dentro da gestão de frotas se refere ao gerenciamento dos recursos e materiais necessários para manter e operar a frota de veículos de uma empresa.

Coisas como combustível, lubrificantes, peças de reposição, pneus, fluidos e outros materiais usados na manutenção dos veículos.

A gestão eficiente de insumos pode trazer muitos benefícios para a gestão de frotas, incluindo redução de custos, aumento da vida útil dos veículos e equipamentos, melhorias na eficiência e produtividade da frota, e redução do impacto ambiental da operação da frota.

Algumas das principais atividades envolvidas na gestão de insumos incluem:

• Monitoramento do uso de combustível: rastreamento de quanto combustível está sendo usado por cada veículo e motorista, bem como a identificação de áreas onde a economia de combustível pode ser melhorada.

• Programação de manutenção preventiva: planejamento antecipado das necessidades de manutenção dos veículos, incluindo a substituição de peças, fluidos e lubrificantes.

• Controle de estoque: Isso envolve o gerenciamento dos níveis de estoque de peças, pneus e outros materiais usados na manutenção da frota.

• Seleção de fornecedores: a escolha de fornecedores de insumos confiáveis e com preços competitivos.

Gestão de comportamento

A gestão de comportamento dentro da gestão de frotas é o processo de monitorar e gerenciar o comportamento dos motoristas da frota, a fim de melhorar a segurança nas estradas.

Isso envolve o acompanhamento de fatores como a velocidade do veículo, frenagem brusca, aceleração, tempo de ociosidade e outras métricas que afetam o desempenho e segurança da frota.

Além disso, a gestão de comportamento também pode incluir treinamento e educação dos motoristas para ajudá-los a desenvolver hábitos de direção seguros, eficientes e de acordo com o que a lei rege.

Abaixo, algumas das principais atividades envolvidas na gestão de comportamento na gestão de frotas.

• Monitoramento de telemetria: o uso de tecnologia, como sensores e GPS, para monitorar o comportamento do motorista em tempo real e fornecer feedback imediato.

• Análise de dados: coleta e análise de dados sobre o desempenho do motorista, como a velocidade média, tempo de ociosidade e outros fatores que afetam o desempenho da frota.

• Treinamento e educação: o desenvolvimento de programas de treinamento para motoristas, com foco em técnicas de direção seguras e eficientes, bem como a conscientização sobre as políticas e regulamentos da empresa em relação à segurança e eficiência da frota.

A gestão de comportamento pode ajudar a melhorar a segurança dos motoristas e passageiros, reduzir custos de manutenção e combustível, aumentar a eficiência da frota e reduzir o risco de acidentes de trânsito.

Além disso, isso pode levar a uma melhoria da imagem e reputação da empresa e ajudar a garantir a conformidade com regulamentações de segurança e meio ambiente.

4 → Frota própria ou terceirizada: diferenças e vantagens

A decisão entre ter uma frota própria ou terceirizar a frota depende das necessidades específicas da empresa e das circunstâncias. Ambas as opções têm vantagens e desvantagens.

Uma frota própria dá à empresa mais controle e flexibilidade, mas exige um investimento inicial e envolve custos de manutenção e reparação.

Já uma frota terceirizada oferece economia de custos e flexibilidade, mas a empresa tem menos controle sobre a operação da frota e depende do fornecedor.

A escolha depende das necessidades específicas da empresa, do cenário em que ela atua e o quão competitivo é o seu nicho de atuação.

5 → Como otimizar a gestão de frotas 

Tenha controle sobre o modo de direção dos motoristas

Quando falamos de trânsito, estamos falando de coisa séria que envolve não apenas o risco aos materiais transportados, como também à vida de pessoas.

Segundo um estudo feito pelo ONSV (Observatório Nacional de Segurança Viária ) há alguns anos, 90% dos acidentes de trânsito são causados por falha humana, variando desde desatenção ao desrespeito às leis de trânsito.

Mesmo tendo vários veículos na frota para controlar, graças à gestão de frotas inteligente fornecida por um TMS, por exemplo, o gestor tem acesso a dados de segurança, tais como velocidade, aceleração e ociosidade dos veículos.

Traçar um plano de análise e feedback para os profissionais responsáveis pelo transporte de cargas é uma maneira eficaz de medir a eficiência das entregas de forma individual, e também os possíveis riscos que um determinado motorista pode oferecer ao trânsito.

Para isso, podemos ter o auxílio do TMS que por si só já cuida da gestão de frotas, mas é importante ter em mente que esse planejamento de análise e controle deve ser algo montado conforme as necessidades e parâmetros da empresa.

Indicadores que podem ser de grande ajuda ao avaliar o motorista:

• excesso de velocidade
• frenagens e acelerações bruscas
• RPM
• direção na banguela
• eExcesso de peso de carga

Utilize um TMS

É claro que se o objetivo é termos máxima eficiência no transporte, a ajuda de um TMS é simplesmente indispensável.

Que tal recapitularmos primeiro o que é um TMS?

Podemos definir o TMS como o software de gestão e organização dos transportes, suprindo todas as necessidades associadas a eles.

Por isso, o sistema de gestão de transportes é fundamental para que a operação tenha êxito para trazer e levar cargas do ambiente interno da empresa para os pontos de distribuição e vice-versa.

Além do TMS gerenciar a frota de veículos, ele também te dá o controle de informações importantes relacionadas ao transporte, como: fretes, gestão de despacho, as entregas, rastreamento de cargas, custos, e vários outros aspectos.

A emissão de documentos necessários para o transporte de cargas, como CTe e MDFe também é feita por ele.

No TMS geralmente temos dashboards que possibilitam o monitoramento de todo tipo de informação relacionada ao transporte de cargas.

Não é de hoje que temos falado sobre a importância que um sistema de gerenciamento tem dentro da logística.

Se de um lado temos o YMS e o WMS otimizando a gestão de pátio e de armazém, agindo na organização das docas com competência, do outro, nós temos o TMS monitorando e otimizando uma das partes mais importantes da cadeia de suprimentos: o transporte.

Coisas que são possíveis com o uso de um TMS:

• manutenção dos veículos;
• emissão de documentos de transporte;
• controle financeiro da transportadora;
• faturamento;
• seguro da carga;
• emissão de documentos fiscais;
• contratos de prestação de serviço;
• tabelas de frete;
• auditoria de frete;
• relatórios de desempenho.

Roteirize as entregas

Já imaginou quanto de dinheiro uma empresa desperdiça por não ter um controle da rota realizada pelos seus motoristas? 

São muitos quilômetros a mais rodados, muito combustível gasto sem necessidade e, é claro, custos que não precisavam existir.

É essencial que a roteirização também faça parte da gestão de frotas. E como isso pode ser feito?

Com o uso de um roteirizador.

O Roteirizador ou Sistema de Roteirização, tem como principal objetivo dar ao gestor alternativas melhores de como utilizar as rotas disponíveis.

Isso evita problemas de atraso e melhora a segurança da carga transportada (uma vez que existem áreas de difícil acesso e outras onde o roubo de cargas é comum).

Além disso, também é possível obter uma precisão maior quanto aos gastos, pois ele cruza dados coletados sobre a frota e sobre a rotina de entregas, mostrando gargalos na operação e se é viável ou não, adquirir ou abrir mão de determinados veículos.

Alguns benefícios da ferramenta:

• atende aos horários de entregas;
• gera satisfação ao cliente;
• aumenta a segurança da carga;
• aumenta a produtividade;
• economiza tempo e dinheiro;
• oferece documentação digital.

Controle os custos mensais da frota

Controlar os gastos da frota é importante para não meterem os pés pelas mãos ao fazer aquele levantamento mensal de tudo que sai e entra nos cofres da empresa.

No entanto, é preciso compreender que há diferentes tipos de custos com a frota.

Custos fixos são aqueles que inevitavelmente você precisará pagar independente da quilometragem percorrida pela frota. Geralmente estão relacionados a serviços.

Alguns exemplos:

• licenciamento;
• seguro;
• IPVA;
• salários dos motoristas;
• DPVAT;
• depreciação do veículo.

Já os custos variáveis, como o nome sugere, são os que dependem de outros fatores como demandas, quilometragem percorrida ou serviços realizados.

Exemplos:

• hora extra do motorista;
• pedágio;
• pneus;
• despesas com viagem;
• multas;
• manutenção dos veículos.

Além disso, existe um outro custo que não deve ficar de fora. O chamado custo por quilômetro rodado.

É com base nele que o preço de fretes são definidos, além de também servir para os distribuidores analisarem se algumas rotas de distribuição são economicamente viáveis.

Como calcular?

Lembra dos custos fixos e variáveis que falamos há pouco? Agora eles entram em ação ao calcularmos o custo por quilômetro rodado. Basicamente somamos os custos fixos da frota, mais os custos variáveis e dividimos o valor pelo quilômetro rodado.

VALOR DO KM RODADO = (CUSTO FIXO + CUSTO VARIÁVEL) / KM RODADO

Faça a manutenção da frota

Acredito que todos nós concordamos que de nada adianta termos profissionais responsáveis no trânsito e uma gestão de transporte e roteirização bem feita se a parte mecânica dos veículos é deixada de lado.

Ter um plano de manutenção preventiva é essencial para garantir que gastos posteriores não batam na porta ou que coisas piores, como perda de automóveis ou acidentes na estrada ocorram.

É importante frisar aqui essa diferença entre a manutenção corretiva e a preventiva.

A corretiva é essa comumente feita em último caso, geralmente quando o problema aparece. É literalmente remediar (e quase sempre gastar mais) para resolver algo que poderia ter sido previsto.

A manutenção preventiva preza pela garantia de que tudo funcione perfeitamente, eliminando boa parte dos riscos de um problema aparecer nas piores horas.

Para isso, deve-se programar as manutenções de acordo com períodos definidos pelo gestor responsável. A cada tantas semanas ou meses, é realizada e os veículos são liberados ou não para tráfego.

A grande vantagem da manutenção preventiva é poder economizar com problemas que podem aparecer de surpresa.

Um investimento com um retorno bem maior do que os gastos desprendidos.

____________________________________________________________________________

Tudo que envolve o tráfego rodoviário é coisa séria e não pode ser feito de qualquer jeito e muito menos com atrasos.

Veículos que passam por manutenções periódicas, um controle dos gastos e uma gestão de transporte bem feita, incluindo roteiros, é o pontapé inicial para se destacar no mercado com uma frota eficiente, responsável e econômica.