YMS ou sistema de gestão de pátio é um software de monitoramento, agendamento e controle de logística.
Yard Management System (Sistema de Gestão de Pátio) ou YMS surgiu na esteira da logística 4.0 e junto com o WMS (Sistema de Gestão de Estoque) e o TMS (Sistema de Gestão de Transporte) tornaram a logística mais dinâmica e centrada em dados.
Na prática, o YMS atua especificamente na gestão de pátio e dá ao gestor uma visão completa de toda a movimentação desde a chegada de um veículo na portaria (check in) até a sua liberação (checkout).
A partir dos dados fornecidos pelo sistema, o gestor do pátio recebe informações valiosas de possíveis gargalos na operação.
Por exemplo, se a operação possui 10 docas é possível verificar e comparar a produtividade de todas e fazer otimizações se for necessário.
Segundo Lílio Rocha Neto, Chief Evangelist da DHL, o uso do YMS na operação ajudou a reduzir gargalos e filas na portaria em até 60%.
E para entendermos melhor o conceito do sistema de gestão de pátio, neste material vamos explicar como implantar o sistema, como ele funciona, dicas práticas de uso e os principais caminhos para ter uma gestão de pátio otimizada e sustentável.
1. Como funciona um YMS
Como apontado acima, o YMS é um sistema que agiliza e otimiza toda a gestão de um pátio, controlando a movimentação de veículos, ativos e docas.
Na prática, o sistema vai dar visibilidade de toda a operação, sendo possível ter dados e informações de cada etapa do processo, funcionando da seguinte forma:
Visibilidade total da operação
Um dos principais desafios superados pelo YMS é a visão geral que ele dá ao gestor sobre a operação.
É essencial destacar, que ao fazer o agendamento, a empresa fornecedora antecipa o envio de notas fiscais e outras informações à empresa receptora.
Essa, por sua vez, pode antecipar a conferência de NFs, verificar se o volume da carga corresponde ao pedido realizado e validar data e horário agendado para a descarga.
Tudo ocorrendo bem, após o check in da chegada feito na portaria (ou local definido para isso), tanto motorista quanto operadores logísticos podem se comunicar a partir do sistema.
Além disso, os operadores logísticos têm, em tempo real, a:
- Localização do veículo;
- Tempo médio utilizado em cada etapa do processo.
Maior eficiência dos manobristas
Com a visibilidade total do pátio, manobristas e outros recursos ganham eficiência.
Isso evita que haja tempo perdido procurando veículos no pátio. Outro ganho aqui está na economia de combustível de empilhadeiras.
No caso da Whirlpool, que utiliza o sistema de gestão da Trackage, o uso do YMS para a gestão da movimentação de empilhadeiras, o aumento na produtividade foi de 13%.
É possível também integrar o software com outros sistemas (TMS, WMS) para expandir a visão do desempenho dos ativos.
O que é?
WMS → é um Sistema de Gestão de Estoque, ou seja, com ele é possível ter uma precisão sobre a entrada e saída de mercadorias do estoque.
TMS → o Sistema de Gestão de Transporte monitora a movimentação de cargas de um ponto ‘A’ até um ponto “B”.
Alinhamento do processo
Com a implantação de um YMS, o processo é otimizado. A partir do uso do sistema, fica claro para todas as pessoas envolvidas qual é o fluxo da carga dentro do pátio e o papel de cada uma para o bom andamento do todo.
O sistema compartimenta a gestão do pátio em etapas, logo, a responsabilidade e a participação de todos se torna transparente. É possível avaliar onde está cada gargalo na operação e atuar sobre ela.
Redução de custos
1 → ativos: com maior visibilidade do pátio, como já citado, é possível evitar gastos desnecessários procurando veículos no pátio, ou mesmo deslocando equipamentos (como empilhadeiras) sem necessidade.
2 → mão de obra: como a visualização completa do pátio, todo o processo se torna mais transparente, sendo possível atuar pontualmente em gargalos.
3 → Multas por atrasos: com o processo transparente para todos, possíveis multas por atrasos, diárias ou mesmo permanência indesejada de motoristas no pátio são evitadas.
2 → Porque usar um sistema YMS ( Gestão de Pátio)
Dentre os vários desafios da gestão de pátio, as operações manuais são as que mais causam problemas e perdas financeiras às empresas, aponta estudo da Fourkites.
Outro problema está na falta de visibilidade das métricas do pátio. Para 27% das empresas, esse é um problema grave.
Como destacamos acima, esses dois pontos são resolvidos de forma imediata por um YMS, além disso, de acordo com pesquisa, um YMS aumenta a produtividade das docas entre 20% e 40% e os custos com diárias ou outros problemas derivados de atrasos são reduzidos entre 40% e 80%.
3 → Benefícios de um Yard Management System
Como base no que temos até aqui, fica claro, que um YMS proporciona automação, sincronização e visibilidade, em tempo real da operação dentro de um pátio.
O sistema, além de auxiliar na gestão do pátio, se torna uma ferramenta para tomada de decisões estratégicas, baseada em dados.
Como todo o processo ganha eficiência, as melhorias podem ser medidas etapa po etapa.
Gestão de portaria
Com o uso do YMS, tanto motoristas como porteiros agilizam seu trabalho. No sistema fornecido pela Trackage, por exemplo, a empresa pode definir uma cerca eletrônica e o motorista, já com agendamento realizado, efetua check in assim que entra na área.
A partir deste momento, o porteiro recebe uma notificação e inicia o processo, que será todo automatizado.
Gerenciamento de docas
Digamos que sua operação possui 15 docas e há 30 veículos agendados para um período. Como você já tem o agendamento dos fornecedores é possível antecipar necessidades e deslocar equipes entre as docas.
A organização prévia pode aumentar muito a produtividade e evitar filas dentro e fora do pátio.
É essencial destacar que o agendamento digital é essencial para evitar gasto de tempo com telefonemas ou e-mails desnecessários. Você consegue atuar pontualmente no que merece a sua atenção.
Relatórios e análises
Há inúmeros artigos, matérias e especialistas falando sobre a importância do uso de dados para tomada de decisão e como diferencial competitivo.
Vamos a um exemplo, hoje ter a entrega mais rápida, olhando para última milha, é literalmente uma corrida e os consumidores buscam além do preço a rapidez da entrega.
A mesma lógica, guardada as proporções, pode ser aplicada em operações logísticas, pois sempre há alguém esperando a carga.
Logo, ter os dados corretos sobre a operação é crucial para traçar planos de ação, gerar economia e aumentar a produtividade das operações.
Algumas métricas fornecidas por um YMS
- Número de agendamentos;
- Número de check-ins e check outs por período;
- Tempo médio de um veículo, por etapa, no pátio;
- Produtividade por doca;
- Produtividade por equipe;
- Localização de ativos e veículos no pátio;
- Desempenho por transportadora;
Além disso, outras vantagens do uso de uma sistema de YMS são:
- organização da movimentação de veículos no pátio;
- redução de tempo e custos com estadias a motoristas no pátio;
- recebimento antecipado de documentos;
- agendamento para Inbound e Outbound;
- integração com aplicativo do Motorista;
- evitar estacionamento de veículos sem agendamento prévio no interior da unidade;
- planejamento da capacidade de carga/descarga das docas;
- redução do espaço físico com veículos parados aguardando carga ou descarga de materiais;
- painel de sala de espera, para exibir horários das próximas descargas;
- bloqueios de agenda;
- relatórios sobre toda a operação
- Comunicação em tempo real com motoristas
4 → Eu preciso de um YMS?
Quanto a sua empresa está perdendo pela falta de visão estratégica da operação logística?
Independente se o seu negócio possui 1 (uma) ou 1000 (mil) docas você precisa de um sistema que automatize e forneça à gestão dados estratégicos para reduzir custos, ou mesmo reduzir rupturas nas gôndolas.
Contudo, um ponto importante é entender todas as funcionalidades do produto e quais delas são aderentes às suas necessidades.
Definindo necessidades
Alguns problemas comuns às empresas são:
- visibilidade da operação
- métricas da operação
- veículos chegando de última hora
- devolução de cargas por inconformidades
- filas na portaria
- pátios lotados
- multas ou pagamento de estadias
- perdas de cargas;
- horas extras desnecessárias dos operadores logísticos.
Se você tem qualquer um destes problemas, um YMS vai te ajudar, contudo vá além, busque informações com sua equipe e com fornecedores de quais pontos necessitam de atenção imediata.
Com a lista em mãos, busque uma solução que as atenda e também
- possua integração com WMS e TMS;
- possua app para comunicação com motoristas;
- tenha automações para substituir processos manuais;
- possibilite a colaboração entre todas as etapas;
- possua relatórios completos para análise;
- seja 100% online (em nuvem);
- possua equipe de treinamento e suporte.
Conclusão
Um YMS irá dar fluidez e te ajudar a entender ainda mais a sua operação, onde estão os gargalos e se sua operação é sustentável ou não.
Uma dica importante, como descrita acima, é ter uma ideia de quais problemas você quer resolver e trazer essa discussão para a empresa fornecedora da solução.
Continue no blog para entender mais sobre temas da logística.
